Test: UTAX Zeitblick

Ein Problem entsteht allerdings nicht daraus, denn Administratoren haben die Möglichkeit, Arbeitszeiten zu korrigieren oder auch ganze Arbeitstage hinzuzufügen, wenn etwas schiefläuft oder ein Mitarbeiter bei einem Einsatz keinen Zugriff auf das System hat. Auch kann ein Mitarbeiter Wochentage mit Bemerkungen versehen, sodass bei der Auswertung zu sehen ist, wenn er krank oder abwesend war. Nach einigen Tagen hatten die meisten Kollegen den Prozess verinnerlicht und die Zusatzaufgabe für die Administratoren hatte sich erledigt: Die FACTS-Testredaktion war zufrieden.

In vielen Industriebetrieben ist es üblich, die Anwesenheit der Mitarbeiter mithilfe einer Stechuhr zu kontrollieren. Wo nach einem Gleitzeitmodell gearbeitet wird, ist die Zeiterfassung sogar unverzichtbar – weniger zu Kontrollzwecken als vielmehr zur Stundenkontoführung. In anderen Unternehmen spielt die Zeiterfassung bisher überhaupt noch keine Rolle, weil es feste Arbeitszeiten gibt. Da es dort jedoch häufig zu Mehrarbeit kommt, entsteht mitunter Unmut unter den Beschäftigten. Ein solcher Fall erregte im vergangenen Jahr Aufsehen und ging mit Folgen einher: Ein Arbeitnehmer hatte seine Überstunden selbst dokumentiert und die Bezahlung eingeklagt. Er bekam Recht – und in der Folge erließ der Europäische Gerichtshof (EuGH) ein Urteil, das Arbeitgeber in die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nimmt.

Während es beim Gleitzeitmodell ohnehin nur mit Dokumentation geht, sollten Arbeitgeber jetzt auch bei einem festen Zeitmodell prüfen, ob ihre Angestellten ihre Arbeitszeiten offiziell erfassen möchten – denn das Recht darauf haben sie.

Die Zeiterfassung am HyPAS-fähigen Multifunktionssystem von UTAX ist ebenso praktisch wie an einer Pforte, jedoch direkt in der Abteilung möglich, was insbesondere bei Pausen vorteilhaft ist. Für die An- und Abmeldung sind ergänzend Chipkarten oder praktische Tokens für den Schlüsselbund notwendig. Da die MFPs über große Touchdisplays verfügen, lassen sich alle Informationen über die Grundfunktion hinaus gut sichtbar aufrufen und verwalten. Diese Variante gefiel den meisten Testredakteuren am besten.

Auch die Nutzung eines RFID-Terminals im Eingangsbereich funktioniert mit den Transpondern. Das Touchdisplay ähnelt dem des MFPs, auch in der Größe. Diese Variante, so die einhellige Meinung der FACTS-Redakteure, ist die beste Wahl für Mitarbeiter beispielsweise in der Produktion, die für ihre Tätigkeit weder PC noch Drucker nutzen.

Die Oberfläche der Administratoren hat einiges mehr zu bieten als die der Nutzer. So haben die FACTS-Redakteure zunächst die allgemeingültigen Einstellungen angepasst – etwa das Bundesland für die automatische Berücksichtigung der Feiertage, die Vollzeitstundenzahl mit entsprechenden Pausen sowie Parameter für die monatliche Auswertung. Hier werden auch neue Mitarbeiter mit ihren Konten aufgenommen und mit bestimmten Merkmalen wie etwa individuell gestalteter Teilzeit bedacht.

Am Monatsende erfolgt die Auswertung. Diese lässt sich gleich für alle beziehungsweise einzelne Mitarbeiter vornehmen und als PDF zur Ansicht herunterladen oder aber über einen CSV-Export weiterführenden Lohnbuchungsprogrammen zuführen, damit die Daten automatisch in die Gehaltsabrechnung einfließen – etwa über die Datev-Schnittstelle, die viele Unternehmen nutzen. Alle Zeitkontobewegungen sind einzeln dargestellt und in der Summe angegeben, sodass ein guter Überblick über Unter- und Überstunden sowie Abwesenheitszeiten aufgrund von Urlaub oder Krankheit gegeben ist. Manuelle Eingriffe durch Administratoren sind gekennzeichnet, ebenso die Zeiten, die ein Mitarbeiter einem Projekt zugeordnet hat – dieses Extra, fand bei den Testredakteuren großen Anklang. 

Noch eine Anmerkung zur Datensicherheit: Die Lösung ist DSGVO-konform und wird auf einem Server in Frankfurt am Main gehostet.

Anja Knies