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Test: UTAX Zeitblick

Test: UTAX Zeitblick

Multi-Multifunktionssystem

Drucken, kopieren, scannen, faxen – aufgrund ihrer vielfältigen Fähigkeiten heißen die wohl wichtigsten Bürohelfer Multifunktionssysteme. Die von UTAX haben jetzt noch eine Fähigkeit mehr: Sie können die Arbeitszeit erfassen. Diese neue Lösung mit Namen UTAX Zeitblick hat FACTS einem Test unterzogen.

Professionelle Möglichkeiten, die Arbeitszeit zu erfassen, gibt es viele. Neben der alten Stechuhr mit Pappkarten und Stecktafeln etablieren sich längst elektronische Alternativen. Bei diesen melden sich die Mitarbeiter mit einer Magnet- beziehungsweise Chipkarte oder mit einem elektronischen Schlüssel (Token) an und ab. Sie bieten zumeist auch den Vorteil der automatischen Stundenauswertung, was zuvor anhand der gesammelten Karten manuell erfasst und berechnet werden musste und viel (erfasste) Zeit kostete.

UTAX Zeitblick ist ein solches elektronisches System und bietet einige Vorzüge. Es richtet sich an kleinere und mittelgroße Unternehmen und Organisationen, die sich Flexibilität bei der Arbeitszeiterfassung wünschen. Die Lösung selbst kommt aus der Cloud. Das „Stempeln“ ist über verschiedene Zugänge möglich: an einem Terminal an der Wand mit Karte oder Token, im Browser über den PC, per Smartphone-App und – das ist wirklich außergewöhnlich – am MFP. Da es sich um eine reine Cloud-Anwendung handelt, entfallen Investitionen in neue Hardware. Sofern man sich nicht für die Nutzung des Terminals entscheidet, sind alle Zugänge in jedem Unternehmen bereits vorhanden, eine besondere Investition stellt diese Lösung also nicht dar: ein großes Plus.

UTAX Zeitblick: normal oder projektbezogen erfassen

Für den FACTS-Test richtete die Redaktion Accounts für zwei Administratoren und ein knappes Dutzend „normale“ Mitarbeiter ein. Die Installation von UTAX Zeitblick war binnen Minuten erledigt – IT-Kenntnisse sind dazu nicht vonnöten. Ebenso benötigt das An- und Abmelden keinerlei Erklärung: einfach die Anwendung öffnen, „Erfassung beginnen“ anklicken und zum Feierabend „Erfassung beenden“. Aus- und wieder einchecken kann man sich auch zwischendurch in den Pausen; FACTS hatte es aber so eingerichtet, dass täglich einfach die Regelpausenzeit von der registrierten Zeit abgezogen wurde – ein Extra, das die Testredakteure durchweg schätzten. Darüber hinaus lassen sich Projekte einrichten, um den Zeitaufwand dafür gesondert erfassen. Hier ordnen die Mitarbeiter nach dem Check-in ihre Arbeitszeit einem Projekt zu. Die Projekte legt der Administrator an, woraufhin sie in einem Drop-down-Menü erscheinen.
Chipkarte zum Anmelden Zeiterfassung
Check-in und -out: Ein Token oder eine Chipkarte sind für die alltägliche Registrierung da.
Fragen zu diesem Procedere hatte zunächst niemand, erst am Tag nach der Inbetriebnahme kam von jedem Mitarbeiter dieselbe Klage: „Ich habe gestern vergessen, mich abzumelden. Was kann ich tun?“ Es handelt sich ja bei UTAX Zeitblick nicht um ein Wearable, das mitbekommt, was der Nutzer tut. Deshalb muss man selbst an den Check-out denken, doch das braucht eine Eingewöhnung, wenn es nie zum Arbeitsalltag gehörte.

Ein Problem entsteht allerdings nicht daraus, denn Administratoren haben die Möglichkeit, Arbeitszeiten zu korrigieren oder auch ganze Arbeitstage hinzuzufügen, wenn etwas schiefläuft oder ein Mitarbeiter bei einem Einsatz keinen Zugriff auf das System hat. Auch kann ein Mitarbeiter Wochentage mit Bemerkungen versehen, sodass bei der Auswertung zu sehen ist, wenn er krank oder abwesend war. Nach einigen Tagen hatten die meisten Kollegen den Prozess verinnerlicht und die Zusatzaufgabe für die Administratoren hatte sich erledigt: Die FACTS-Testredaktion war zufrieden.

INFO: Recht auf Zeiterfassung

In vielen Industriebetrieben ist es üblich, die Anwesenheit der Mitarbeiter mithilfe einer Stechuhr zu kontrollieren. Wo nach einem Gleitzeitmodell gearbeitet wird, ist die Zeiterfassung sogar unverzichtbar – weniger zu Kontrollzwecken als vielmehr zur Stundenkontoführung. In anderen Unternehmen spielt die Zeiterfassung bisher überhaupt noch keine Rolle, weil es feste Arbeitszeiten gibt. Da es dort jedoch häufig zu Mehrarbeit kommt, entsteht mitunter Unmut unter den Beschäftigten. Ein solcher Fall erregte im vergangenen Jahr Aufsehen und ging mit Folgen einher: Ein Arbeitnehmer hatte seine Überstunden selbst dokumentiert und die Bezahlung eingeklagt. Er bekam Recht – und in der Folge erließ der Europäische Gerichtshof (EuGH) ein Urteil, das Arbeitgeber in die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nimmt.

Während es beim Gleitzeitmodell ohnehin nur mit Dokumentation geht, sollten Arbeitgeber jetzt auch bei einem festen Zeitmodell prüfen, ob ihre Angestellten ihre Arbeitszeiten offiziell erfassen möchten – denn das Recht darauf haben sie.

Variable Möglichkeiten zur Anmeldung

Die Zeiterfassung am HyPAS-fähigen Multifunktionssystem von UTAX ist ebenso praktisch wie an einer Pforte, jedoch direkt in der Abteilung möglich, was insbesondere bei Pausen vorteilhaft ist. Für die An- und Abmeldung sind ergänzend Chipkarten oder praktische Tokens für den Schlüsselbund notwendig. Da die MFPs über große Touchdisplays verfügen, lassen sich alle Informationen über die Grundfunktion hinaus gut sichtbar aufrufen und verwalten. Diese Variante gefiel den meisten Testredakteuren am besten.

Auch die Nutzung eines RFID-Terminals im Eingangsbereich funktioniert mit den Transpondern. Das Touchdisplay ähnelt dem des MFPs, auch in der Größe. Diese Variante, so die einhellige Meinung der FACTS-Redakteure, ist die beste Wahl für Mitarbeiter beispielsweise in der Produktion, die für ihre Tätigkeit weder PC noch Drucker nutzen.

Frau sitzt am PC und meldet sich an
Alternativ zum MFP: Terminal, Desktop oder Smartphone sind weitere Anmeldepunkte für die Zeiterfassung und ihre Auswertung.
Die Smartphone-App wiederum eignet sich natürlich besonders für Mitarbeiter, die viel auswärts arbeiten. Ebenso kommt die Browser-Variante den Ansprüchen an flexible Arbeitsweisen nach und kann insbesondere im Homeoffice gut genutzt werden: ein Zugang für überall – und auch für diejenigen, die ihr Mobiltelefon nicht dienstlich nutzen möchten.

UTAX Zeitblick für Administrator

Die Oberfläche der Administratoren hat einiges mehr zu bieten als die der Nutzer. So haben die FACTS-Redakteure zunächst die allgemeingültigen Einstellungen angepasst – etwa das Bundesland für die automatische Berücksichtigung der Feiertage, die Vollzeitstundenzahl mit entsprechenden Pausen sowie Parameter für die monatliche Auswertung. Hier werden auch neue Mitarbeiter mit ihren Konten aufgenommen und mit bestimmten Merkmalen wie etwa individuell gestalteter Teilzeit bedacht.

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Es lassen sich Projekte einrichten, um den Zeitaufwand dafür gesondert erfassen. Hier ordnen die Mitarbeiter nach dem Check-in ihre Arbeitszeit einem Projekt zu.

Am Monatsende erfolgt die Auswertung. Diese lässt sich gleich für alle beziehungsweise einzelne Mitarbeiter vornehmen und als PDF zur Ansicht herunterladen oder aber über einen CSV-Export weiterführenden Lohnbuchungsprogrammen zuführen, damit die Daten automatisch in die Gehaltsabrechnung einfließen – etwa über die Datev-Schnittstelle, die viele Unternehmen nutzen. Alle Zeitkontobewegungen sind einzeln dargestellt und in der Summe angegeben, sodass ein guter Überblick über Unter- und Überstunden sowie Abwesenheitszeiten aufgrund von Urlaub oder Krankheit gegeben ist. Manuelle Eingriffe durch Administratoren sind gekennzeichnet, ebenso die Zeiten, die ein Mitarbeiter einem Projekt zugeordnet hat – dieses Extra, fand bei den Testredakteure großen Anklang. 

Noch eine Anmerkung zur Datensicherheit: Die Lösung ist DSGVO-konform und wird auf einem Server in Frankfurt am Main gehostet.

Anja Knies


TESTURTEIL

Fazit der Redaktion

Für kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 200 Mit-arbeitern bietet UTAX eine einfach zu handhabende cloudbasierte Lösung zur Zeiterfassung. Die „Einarbeitung“ ist in ein paar Minuten vollzogen. Administratoren haben es ebenso leicht, individuelle Einstellungen oder Bearbeitungen vorzunehmen und am Monatsende eine übersichtliche Auswertung auszugeben. Besondere Investitionskosten entfallen; im userabhängigen Preis enthalten sind Updates, Wartung sowie die Nutzung per MFP, Browser und App.

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Produnkt: UTAX Zeitblick
Beschreibung: cloudbasiertes Zeiterfassungssystem
Anbieter: UTAX
Preis: ab 18 Euro exkl. MwSt. pro Jahr und Mitarbeiter
Kontakt:  www.utax.de
Beurteilung
Zugangsvielfalt:
Funktionalität:
Handhabung:
Auswertungsmöglichkeiten:
Preis/Leistung:
Gesamtergebnis:
Sehr gut