MobileTec: Service-App gegen die Zettelwirtschaft

Mit dem neuen MobileTec ist der Servicetechniker für alle Fälle gut gewappnet. Er hat seine Aufträge auf dem Display und kann sich gleich von zu Hause auf den Weg machen, ohne sich seine Arbeitszettel in der Zentrale abholen zu müssen. Ist er selbst verhindert, leitet er den Auftrag an seine Vertretung weiter, die unverzüglich auf demselben Stand der Dinge ist.

„Wir haben uns gründlich nach einem Tool für den Druckerservice umgesehen“, berichtet Robert Schweigard, IT-Leiter bei der Concept GmbH. „Doch alles, was der Markt hergibt, ist entweder unerschwinglich oder für unsere Zwecke ungeeignet, weil die Lösungen sich an bestimmten Herstellern orientieren oder keine Vernetzung von eigenständigen Fachhändlern ermöglichen. Also haben wir beschlossen, selbst eine App zu entwickeln.“

Herausgekommen ist eine flexible, herstellerneutrale Lösung: Das Ergebnis vernetzt unabhängige Fachhändler, lässt sich aber auch solo einsetzen. Die Funktionen sind individuell gestaltbar, sodass der MobileTec prinzipiell auch in anderen Handwerkbetrieben seine Dienste leisten kann: Jeder Anwender muss sich lediglich für die Formulare und Felder entscheiden, die er für seine Auftragsabwicklung benötigt. Grundsätzlich hat Concept das Tool für die LKS-Mitglieder geschaffen, um ihre Geschäftsabläufe zu verbessern und ihre Vernetzung und Zusammenarbeit mobil zu machen – denn ein wesentlicher Vorzug des Partnerverbunds ist, dass die Händler sich bei der Auftragsabwicklung gegenseitig aushelfen.

Die Oberfläche ist für Smartphone und Tablet gleichermaßen optimiert. So können die Händler die App auf den Geräten anwenden, die sie ohnehin in Gebrauch haben, und sind nicht auf eine Neuanschaffung angewiesen. Da die App über offene Schnittstellen verfügt, kann sie an beliebige Warenwirtschaftssysteme angebunden werden. Auch beim Hosting ist der Fachhändler unabhängig.

Im Wesentlichen bildet die App einen Serviceauftrag mit allen Facetten ab. Dabei arbeitet sie auch offline und synchronisiert die Daten zu einem späteren Zeitpunkt mit dem Server. Auf der Startseite des MobileTec befindet sich die Auftragsübersicht. Der Techniker kann jeden einzelnen Einsatz aufrufen und sieht die Details, die ihm das „Muttersystem“ bereitstellt: Kundendaten, Frist, Druckertyp, Fehlerbeschreibung, Reparaturverlauf – was auch immer hinterlegt ist. Nun kann er im angeschlossenen Shop bei Bedarf Ersatzteile bestellen, damit sie eventuell schon vor seiner Ankunft beim Kunden eintreffen.

Er tippt nun auf „Anfahrt starten“, woraufhin der Kunde eine Nachricht erhält: „Der Techniker kommt.“ Die Anfahrt kann, sofern gewünscht, mit Zeit, Kilometern oder einer Pauschale belegt werden. Vor Ort klickt der Techniker „Arbeit starten“, ab dann läuft die Zeit. Alternativ bringt der Kunde Barcodes an seinen Geräten an, die der Techniker scannt. Damit ist zudem gewährleistet, dass er wirklich an der richtigen Maschine steht. Während seiner Arbeit kann der Techniker auf Informationen wie vorangegangene Fehler am System oder die letzte VDE-Prüfung zugreifen. Legt er eine Pause ein, stoppt er die Arbeit vorübergehend in der App. Nach Beendigung seines Service gibt er alle Daten für die Dokumentation ein, wobei ihm zahlreiche Hilfen wie anklickbare Felder oder Textbausteine für die Freifelder zur Verfügung stehen – und ganz nebenbei sorgt diese Unterstützung für Einheitlichkeit. Fertig ist der digitale Kundendienstbericht. Auf dem Display lässt er sich den Bericht unterzeichnen, den „Durchschlag“ erhält der Kunde prompt per E-Mail, und der Techniker drückt „Auftrag stoppen“.

Alle Informationen übergibt der MobileTec direkt an die Fachanwendung, niemand muss sie manuell eingeben. Je nach Digitalisierungsgrad des Anwenderunternehmens kommt anschließend die Rechnung automatisiert heraus.

„Die Techniker können mit der App besser disponieren. Wenn kurzfristig ein neuer Auftrag reinkommt, den sie auf dem Weg dazwischenschieben können, ist das nun problemlos möglich, denn die Informationen liegen ja alle vor. So kann ein Techniker viel produktiver arbeiten“, resümiert Dirk Huisinga, zuständig für den LKS-Vertrieb. Bei Bedarf könne auch der Standort für das GPS-Tracking freigegeben werden, damit die Zentrale sehen kann, welcher Servicemitarbeiter für einen frischen Auftrag infrage kommt. Außerdem sei es möglich, die Zeiten zu erfassen und sie effizienter abzurechnen.

Vor der Marktreife haben engagierte LKS-Partner das Servicetool auf Herz und Nieren geprüft, woraufhin die bei Neuentwicklungen üblichen „Kinderkrankheiten“ geheilt werden konnten und auch die eine oder andere zusätzliche Idee mit einfloss. Eine ebenso wichtige Erkenntnis daraus: Die Benutzerakzeptanz ist groß. „Die Techniker wollen gar nicht mehr ohne die App arbeiten“, freut sich Dirk Huisinga. „Wir haben ganz offensichtlich ins Schwarze getroffen.“

Vorerst ist der MobileTec mit Android nutzbar, ab Sommer wird es auch Versionen für Apple und Windows-Tablets geben.

Anja Knies