Langzeittest: Kyocera Workflow Manager

Das Besondere am Kyocera Workflow Manager: Er ist vorkonfiguriert. Er besteht aus Modulen, die sich an Verwaltungseinheiten und Geschäftsprozessen anlehnen: Posteingang, Lieferanten, Kunden und Personal sind die wichtigsten, hinzu kommen Vorlagen, Verträge und ein Bereich für sonstige Dokumente. Fast jedes Modul kann man einzeln beziehen, wenn man möchte, also beispielsweise nur das Vertragsmanagement, das Unternehmen unterstützt, Verträge revisionssicher abzulegen, sie schnell aufzurufen und sich an Fristen erinnern zu lassen – das ist eine feine Sache. Andere Unternehmen legen Verträge bei Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern ab und nutzen das Vertragsmodul für besondere Verträge, etwa den Mietvertrag für das Firmengebäude oder den Leasingvertrag für den Lieferwagen. Innerhalb aller einzelnen Module sind Prozesse detailliert abgebildet. Man kann Kontakte anlegen, die dazugehörige Korrespondenz in einem Fach ablegen, sie mit Notizen versehen und so weiter.

Ein Anwender – der AEV Schwarze Elster, FACTS berichtete darüber in der Ausgabe 2-3/2018 –, der verschiedene Lösungen in Betracht gezogen hatte, berichtete im Vorfeld gegenüber FACTS, alle anderen Systeme hätten einen langen Vorlauf benötigt. „Wir hätten erst einmal mit großen Workshops angefangen, in denen wir uns Gedanken machen sollten, wie das System aussehen soll. Das heißt, die Einrichtung hätte eine Weile gedauert, bevor man überhaupt damit hätte arbeiten können.“ Den Workflow Manager hingegen konnte das Unternehmen einfach ausprobieren und sehen: Das passte.

So erging es auch FACTS, die Mitarbeiter konnten mit dem Dokumentenmanagement sofort beginnen. Die Einrichtung des Kyocera Workflow Managers auf dem Server dauerte kaum 20 Minuten. In diesem Zusammenhang entschied das FACTS-Team, welche der Anwendungen des Systems es installieren wollte. Der nächste Part war das Zuteilen der Rechte für die Mitarbeiter. Hierfür wurden Gruppen mit Rechten erstellt und die Mitarbeiter dann einer oder mehreren Gruppen zugewiesen. Schließlich wurde der Client auf den einzelnen Rechnern eingerichtet. Das ging ganz einfach über das Set-up und dauerte je nach Rechner gerade einmal fünf bis zehn Minuten. Anschließend erfolgte eine kleine Schulung für alle: In rund einer Stunde erfuhren die Mitarbeiter die grundlegenden Funktionen, wie sie Dokumente ins System bringen, sie dort verwalten und verfügbar machen. Jetzt konnte das FACTS-Team loslegen. Eine weitere Schulung erfolgte eine Woche später, nachdem alle mit dem System gearbeitet hatten. Nun wurden vor allem Fragen beantwortet, ebenso erfolgte eine Einweisung in noch tiefer gehende Feinheiten.

Natürlich ist jede neue Software gewöhnungsbedürftig, doch der Workflow Manager ist übersichtlich, das meiste erklärt sich von selbst. Eine Akte zu Lieferant, Kunde oder Mitarbeiter ist wie ein Ordner mit beschriftetem Register voreingestellt, sie muss nur noch einen Namen und eine Nummer für die eindeutige Zuordnung bekommen. E-Mails können einfach per Drag-and-drop aus dem normalen E-Mail-Programm – bei FACTS ist es Outlook – in das „zuständige“ Modul und dort in den richtigen Ordner importiert werden, ebenso Dateien aus anderen Quellen. Der Workflow von papierbasierten Dokumenten startet in der Regel beim Posteingang: Der eingebundene Scanner importiert die Beleg-Images über eine Schnittstelle direkt in den vorgesehenen Ordner. Von Anfang an sind sie les- und durchsuchbar. Hier hat die FACTS-Redaktion ihre automatisch zugewiesenen Bezeichnungen in sinnvolle Dateinamen umbenannt und sie an den Ort verschoben, der ihnen jeweils zugedacht ist.

Manche Dokumente sind damit erledigt, interessanter sind die, die einen Vorgang auslösen – eine Abo-Bestellung, die Rechnung der Druckerei oder die Reisekostenabrechnung eines Mitarbeiters zum Beispiel:

• Ein neues Abonnement bedeutet einen neuen Kunden. FACTS hat dafür eine Kundenakte angelegt. Kundennummer und -name sind Pflichtfelder, für alle weiteren Angaben sind Felder vorgesehen und können generell als Pflichtfelder definiert werden, wenn das wichtig ist. Beispielsweise kann ein Feld „DSGVO-Löschung unterbinden“ angeklickt werden – dazu weiter unten mehr. Zu der eingescannten Abo-Bestellung gesellten sich die Bestätigung und Rechnung aus dem Postausgang. Die Bestätigung hat die Abo-Verwaltung von FACTS gleichzeitig als Vertrag angelegt, um kurz vor Ablauf eines Jahres an die nächste Rechnung erinnert zu werden, das Datum kann man präzise festlegen. FACTS hat es probeweise kurzfristig gewählt, die Erinnerung erschien zuverlässig im Aufgabenbereich des zuständigen Mitarbeiters.
• Die eingehende Rechnung über den Druck der letzten FACTS-Ausgabe erfordert Aktivitäten von mehreren Personen. Deshalb hat FACTS eine digitale Umlaufmappe erstellt. Hier lassen sich eine Kopie des ordentlich beim Lieferanten abgelegten Dokuments sowie Notizen einfügen, dann werden Aufgaben zugewiesen, vielleicht auch ein Fälligkeitsdatum für den gesamten Vorgang oder für einzelne Beteiligte hinzugefügt, etwa um Skonto zu nutzen. Der Rechnungsprüfer – bei FACTS ist es der Geschäftsführer – bekommt die Mappe als Erster angezeigt. Sobald er die Rechnung freigibt, erscheint sie im Aufgabenbereich der Buchhaltung mit der Aufforderung, sie zu begleichen. Es erwies sich als sinnvoll, die Aufgaben nicht einer einzelnen Person, sondern Gruppen zuzuweisen: Auch wenn eine Person erkrankt und kein Stellvertreter benannt wurde, bleibt nichts liegen. Was den FACTS-Redakteuren besonders gut gefallen hat: Wenn man in der Umlaufmappe etwas falsch ausfüllt, liefert der Workflow Manager nicht einfach eine Fehlermeldung, sondern eine verständliche Erläuterung. Das ist übrigens nicht die einzige Hilfestellung, auch ist das Benutzerhandbuch in der Hilfe hinterlegt, das sich natürlich komfortabel durchsuchen lässt.
• Eine Reisekostenabrechnung umfasst unter Umständen eine größere Anzahl an Belegen: Neben dem Antragsformular sind es Quittungen in unterschiedlichsten Formaten, die der Scanner zu einem Dokument zusammenfassen kann. Dieses Dokument hat der reisende FACTS-Mitarbeiter in den Posteingang gescannt, weil er keinen Zugriff auf seine Personalakte hat. Die Personalabteilung holt das Dokument an den endgültigen Ort, legt daraufhin wie gerade bei der Rechnung eine Umlaufmappe an. Nach Prüfung und Freigabe kann sie den Beleg über die DATEV-Schnittstelle weiterleiten mit der Anweisung, den Betrag zu überweisen. Jedes Dokument kann per E-Mail oder über andere Kanäle verschickt werden. FACTS nutzt RMail, einen Dienst für den einfachen Versand von verschlüsselten E-Mails, auch hier musste bei der Installation des Workflow Managers nichts weiter getan werden, damit RMail wie gewohnt funktioniert.

Der Workflow Manager verwaltet in erster Linie bestehende und eingehende Dokumente, wie es sich für ein Dokumentenmanagement-System gehört. Darüber hinaus besitzt er noch eine Outputmanagement-Komponente, die einen besonderen Komfort bietet: Briefvorlagen können automatisch mit Kundendaten befüllt werden. Das geht ganz einfach. Per Rechtsklick mit der Maustaste den Ablageort (zum Beispiel „Korrespondenz“ bei einem Kunden) wählen und eine Vorlage mit Variablen auswählen, sie öffnet sich daraufhin im Textprogramm und ist bereits automatisch mit den Kundendaten befüllt. Dieses Modul ist standardmäßig in den Workflow Manager integriert.