Langezeittest: LKS printMANAGER

Das Inventar der LKS-Gruppe, das zentral verwaltet wird, ist gigantisch: Mehr als 200.000 Drucker und Multifunktionssysteme sind im Inventarportal printMANAGER hinterlegt. Zu überhaupt jedem erhältlichen Modell kann auf Bedienungsanleitung und technische Daten zugegriffen werden – und zwar ohne lange Suche einfach mithilfe der IP-Adresse des Geräts. Auch ein Shop ist angebunden, der nicht nur Bürogeräte und Verbrauchsmaterialien bietet, sondern ebenso PCs, Beamer, Falzmaschinen, Kabel, Software und vieles mehr.

Wie bei einem ganz normalen Kunden wurden in Essen alle Drucker der FACTS-Redaktion und der benachbarten Verlage European Hospital und GW in dem Portal aufgenommen: die beiden großen, gemeinschaftlich genutzten Produktionssysteme, das Multifunktionssystem aus der Verwaltung, die vereinzelten Arbeitsplatzdrucker, die manche Mitarbeiter gern parallel nutzen, außerdem der eine oder andere Drucker im Homeoffice – insgesamt elf Geräte. Zu der genauen Modellbezeichnung wurden die Seriennummer, gegebenenfalls die IP-Adresse sowie der genaue Standort des Geräts erfasst. Die Standortangabe hilft zum einen dem Techniker, der das Gerät warten oder entstören will, weil er am Empfang direkt einen Raum nennen kann; so geht keine Zeit mit unnötiger Suche verloren. Auch kundenseitig ist diese Angabe zur Unterscheidung viel hilfreicher als die kryptischen Modellbezeichnungen, vor allem wenn es im Unternehmen mehrere Drucker desselben Typs gibt.

Sicherheit wird bei LKS großgeschrieben: Es bleibt bei den Daten, die im Portal verwaltet werden, denn viele Kunden wünschen es nicht, dass ihre Drucker selbst ins Internet eingebunden werden – wissen sie doch, dass damit ein weiteres potenzielles Einfallstor für Hacker geöffnet wird. Vielleicht reicht in einem Unternehmen eine Person, die das Portal nutzt, wenn sie auch für die Druckerflotte verantwortlich ist. Es können aber auch Mitbenutzer ernannt werden, die einen bestimmten Bereich freigeschaltet bekommen, zum Beispiel ihren Homeoffice-Drucker. Dort wiederum lässt sich ein Maximalbudget festlegen, damit ein Mitarbeiter nicht unbegrenzt Toner bestellt. Alle Einstellungen kann man jederzeit einfach ändern.

Darüber hinaus konnte FACTS weitere nützliche Angaben zum System machen. So lässt sich für jeden Drucker eine separate Lieferadresse hinzufügen, auch Berechtigungen können von System zu System variieren. Das Serviceunternehmen selbst kann noch viel mehr Informationen strukturiert hinterlegen – Wartungsintervalle, Gerätehistorie und Einsätze –, doch diese bleiben dem Kunden verborgen, da er sie auch nicht wirklich benötigt. Diese erweiterten Funktionen (siehe Kasten weiter unten) waren auch nicht Bestandteil des Tests, FACTS hat vielmehr geprüft, was ein Kunde tun kann.

Am besten gefiel den Redakteuren, dass bei jedem System genau die passenden Verbrauchsmaterialien angezeigt werden und nichts weiter: Da kommt es nicht zu Fehlbestellungen aufgrund eines Zahlendrehers. Beim Toner stehen dabei die Originale und darüber hinaus mitunter günstigere Alternativen. Hier konnte FACTS direkt einkaufen, denn die Auflistung der Verbrauchsmaterialien ist mit dem Shop verknüpft. Auf eine Bestellung folgt unmittelbar eine automatisch erstellte Auftragsbestätigung per E-Mail und am nächsten Tag die Ware. Der Shop bietet nicht nur Verbrauchsmaterialien, sondern Bürogeräte aller Art, darunter auch Sonderangebote, die nur innerhalb des Gültigkeitszeitraums sichtbar sind.

Außer dem passenden Verbrauchsmaterial steht in der Auflistung bei jedem Gerät der Button „Service rufen“. Hier empfand FACTS es als äußerst komfortabel, dass lediglich eine Fehlerbeschreibung gemacht werden muss, denn die Kunden- und Gerätedaten sind im Formular automatisch eingetragen – bei Bedarf können sie auch bearbeitet werden. Eine Fehlerbeschreibung wie „senkrechte Streifen auf der linken Seite im Druckbild“ ist deshalb so wichtig, damit der Techniker eventuell benötigte Ersatzteile direkt mitbringen kann. Ein weiteres Freifeld für „Wann sind Sie zu erreichen?“ unterstützt die Koordination. Unter dem Formular ist eine Preisliste für Tätigkeiten aufgeführt, die der Orientierung dient. Vielleicht aufgrund der überregionalen Zusammenarbeit sind der Service und sein Preis so hochgradig standardisiert, dass ein automatisch erstellter Kostenvoranschlag erfolgen kann, der bald per E-Mail eintrifft. Daraufhin kann der Technikereinsatz vereinbart werden. Im Portal ist der Status des Einsatzes sichtbar, bis er abgeschlossen ist.

Zu den einzelnen Geräten zeigen kleine Ampeln den Status an: Üblich ist Grün, weil ein Drucker normalerweise ja läuft. Steht eine Wartung bevor, schaltet die Ampel sich automatisch auf Gelb, das bedeutet Handlungsbedarf. Da Nutzer nicht ständig ihre Drucker beobachten, der Serviceanbieter hingegen schon, meldet sich automatisch ein Kundenbetreuer, um einen Termin zu vereinbaren. Tritt ein Defekt auf, schaltet der Techniker die Ampel selbst auf Gelb, bis das Problem behoben ist. Nur bei langfristigem Stillstand kommt Rot vor.

Bei einem Schönheitswettbewerb würde FACTS dem printMANAGER keine volle Punktzahl geben: Optisch entspricht das Portal nicht so ganz dem, woran man im Internet gewöhnt ist. Das macht aber nichts, denn die Site ist schließlich rein funktional. Google findet sie nicht, weil sie nur berechtigten Nutzern zugänglich ist und keinerlei repräsentative Aufgaben hat, Marketing- und Vertriebszwecken dient sie ebenfalls nicht. Von daher kann man positiv hervorheben: Als printMANAGER ist das Portal übersichtlich, gut aufgeräumt, jeder Testredakteur hat gefunden, was er benötigt. Lediglich am Shop gibt es etwas auszusetzen: Die angebotenen Artikel sind jeweils mit einer winzigen Abbildung und einer ganz kurzen Beschreibung versehen. Die eindeutig zugeordneten Verbrauchsmaterialien machen den LKS-Shop in diesem Bereich allerdings sehr überzeugend.
Der Bestand, den FACTS in das Portal hat aufnehmen lassen, umfasste ein übersichtliches Dutzend Geräte. Selbst bei dieser kleinen Menge kommt beim Betrachten der Liste die Frage auf: „Welches war noch mal mein Drucker?“ Eine Suchfunktion ist also absolut notwendig. Die Suche im eigenen Bestand lässt Freitext – also etwa den Herstellernamen oder eine konkrete Modellbezeichnung –, aber auch den Standort zu. Das ist gerade für Administratoren interessant, die eine große Flotte auf verschiedene Niederlassungen verteilt verwalten. Über Suche und Filter ist jeder Drucker leicht aufzufinden und auch einen Überblick beispielsweise über die Anzahl an Druckern pro Hersteller kann man sich verschaffen.

Anja Knies

Kein Bestandteil des FACTS-Tests war das Frontend für die Serviceunternehmen. Diese können, wenn sie es möchten, ihre sämtlichen Serviceverträge darüber verwalten. Bei einem eingehenden Serviceruf kommt eine Benachrichtigung auch per E-Mail, woraufhin sich eine Arbeitskarte erstellen lässt – dabei leistet der printMANAGER Unterstützung, indem er alle bekannten Daten bereits einträgt. Techniker finden im Portal alle benötigten Informationen: Über die Einträge des Kunden hinaus gibt es die Dokumentation von früheren Einsätzen, er sieht, wann die nächste Wartung und VDE-Prüfung fällig sind. Außerdem kann er auf sämtliche technische Daten und Bedienungsanleitungen zu jedem verfügbaren Gerät zugreifen.
Für den Serviceanbieter hält das Portal noch ein weiteres Plus parat: In der LKS-Gruppe sind alle Partner miteinander vernetzt und können Aufträge füreinander durchführen. Wenn das vom Kunden angesprochene Unternehmen gerade keine Kapazitäten hat oder die betroffene Kundenfiliale sich viel zu weit entfernt befindet, kann es den Auftrag im Portal fremdvergeben. Der printMANAGER sucht automatisch den nächstgelegenen Partner und bietet ihm den Auftrag an. Der Partner erhält dafür Zugang zu den auftragsbezogenen Daten, nicht mehr und nicht weniger.
In Vorbereitung ist eine mobile Variante des printMANAGERs. Damit könnten die Techniker ihre Dokumentation direkt vor Ort in die Datenbank eingeben, wodurch Doppeldokumentationen vermieden würden und der Auftragsabschluss zudem nicht erst das Datum des Folgetags trüge.