Ersetzendes Scannen

Ein Altarchiv und Ordner für Papierdokumente verursachen erhebliche Lagerhaltungskosten, die mit den Mieten regelmäßig steigen. Doch auch, wo Papierunterlagen konsequent gescannt und in ein elektronisches Dokumentenmanagement-System überführt werden, bleibt das Original häufig parallel bestehen. Die wahre Lösung liegt darin, so zu digitalisieren, dass die analogen Vorlagen entsorgt werden können – man spricht hier von ersetzendem Scannen.

Doch wer traut sich das schon? Das allgemeine Vertrauen in digitale Dokumente ist erheblich geringer als in Papierbelege und es besteht der Glaube, vor Gericht habe ein Scan – also im Prinzip eine Kopie – keinen Beweiswert. Allerdings unterliegt jedes Dokument, ob es sich um eine Vertragsurkunde oder eine E-Mail handelt, der freien Beweiswürdigung eines Richters. Absolute Sicherheit bieten auch Papierdokumente nicht; ein digitales Dokument hingegen ist gar nicht so unglaubwürdig wie häufig unterstellt. Das hat zumindest eine Simulationsstudie des auf Steuerberater spezialisierten Dienstleisters Datev und der Universität Kassel herausgefunden: In simulierten Gerichtsverhandlungen, die unter realen Bedingungen stattfanden, haben die echten Richter und Sachverständigen jedes digital erzeugte Dokument als Beweisstück anerkannt.

Es gibt Verfahren, die ein elektronisches Dokument mindestens so (rechts)sicher machen wie sein analoges Pendant. Es geht darum, Manipulationen beim Scanprozess und bei der Aufbewahrung nachweisbar auszuschließen. Wie das geht, beschreibt die technische Richtlinie „BSI TR-03138“, kurz: TR-Resiscan, die das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entwickelt hat. Demnach können Unternehmen ihre Papierdokumente getrost vernichten, wenn sie gewisse technische, organisatorische und personelle Maßnahmen strikt umsetzen. Das Scannen wird zum ersetzenden Scannen, das rechtlichen Anforderungen Genüge tut, weil eine bildliche und inhaltliche Übereinstimmung gegeben und die Integrität gesichert sind.

Die TR-Resiscan ist allerdings keine Gebrauchsanweisung, anhand derer ein Unternehmen seine Dokumentenprozesse aufsetzen kann. Vielmehr bietet sie Orientierung bei der Einrichtung standardisierter Scanprozesse. Im Rahmen der Strukturanalyse geht es darum, sämtliche beteiligten Anwendungen, Prozesse, Systeme und auch Personen zu identifizieren. Es folgt die Schutzbedarfsanalyse für Dokumente, damit eine Klassifizierung erfolgen kann. Und schließlich müssen geeignete Sicherheitsmaßnahmen auf allen Ebenen getroffen werden. Sämtliche Verfahren sollte man vor dem Roll-out sorgfältig dokumentieren; das hilft bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, aber auch, falls ein Nachweis zu erbringen ist. Kein Zweifel: Die Einführung des ersetzenden Scannens ist eine komplexe Angelegenheit. Wie geht man nun vor? Unsicherheit beginnt schon mit der Frage nach der Schutzbedürftigkeit von Dokumenten. Um nicht für den Fall der Fälle doch alle Papiere aufzubewahren und sich auf ihre digitalen Abbilder nur in der alltäglichen Arbeit zu verlassen, sollte man sich Hilfe suchen.

Ein Komplettpaket an Beratung, Hard- und Software für die Einrichtung ersetzender Scanprozesse bietet Canon. Die Scanner sind schon im Standard richtliniengetreu ausgestattet. Dazu zählen beispielsweise verlustfreie Bildkompressionsverfahren sowie die Möglichkeit, voreingestellte Passwörter zu ändern, Metainformationen zu erfassen oder Zugriffsbeschränkungen im Netzwerk einzurichten. Eine Doppeleinzugskontrolle über Ultraschall sorgt für die vollständige Verarbeitung aller Belege. Die Softwarelösungen leisten das Erfassen, Verwalten und Speichern von Dokumenten, die automatisch konvertiert, komprimiert und klassifiziert werden. Ein Dokumentenmanagement-System ist für den Informations-Workflow danach zuständig, um die Daten sicher zu speichern, den Zugriff nachvollziehbar und manipulationssicher zu kontrollieren sowie zahlreiche Möglichkeiten der Be- und Verarbeitung bereitzustellen.
Für einen immer gleich ablaufenden, standardisierten Scan-Workflow arbeitet Canon mit OpenLimit zusammen. Das Unternehmen bietet qualifizierte Signaturlösungen, die einen Beweiswert erzeugen und den Integritätsschutz gewährleisten. Mit Rat und Tat erhalten Kunden von Canon Unterstützung, um das Projekt ersetzendes Scannen zu stemmen. Dann kann der Shredder seine kontinuierliche Tätigkeit aufnehmen und das Unternehmen seine rechtssichere, medienbruchfreie Arbeit beginnen.

Anja Knies