Elektronische Signatur: Rote Karte für den Medienbruch

Der kaufmännische Angestellte Max Mustermann möchte Fördergeld für eine berufliche Fortbildung beantragen. Dafür soll er ein elektronisches Formular ausfüllen, was er schnell erledigt hat. Doch zum Schluss soll er den Antrag unterschreiben – und dann sind auch noch Unterschrift und Stempel vom Arbeitgeber gefordert. Nun sitzt Max Mustermann im Homeoffice und seine Vorgesetzte Sandra Musterfrau ebenso. Es bleibt ihm also nichts anderes übrig, als den Antrag auszudrucken, ihn zu unterschreiben, ihn wieder einzuscannen und per E-Mail an seine Vorgesetzte zu schicken mit der recht unangenehmen Bitte, dasselbe zu tun. Glücklicherweise ist sein Homeoffice mit allen erforderlichen technischen Voraussetzungen ausgestattet.

Sandra Musterfrau weiß, wie ungemein wichtig die Fortbildung für die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens ist. Also druckt sie sich den im E-Mail-Anhang befindlichen Antrag gleich aus. Leider geht gerade die schwarze Tinte im Drucker aus und sie hat vergessen, rechtzeitig neue zu bestellen, weshalb die Druckqualität nicht die beste ist. Sie unterschreibt den Antrag und ist froh, einen Firmenstempel mit nach Hause genommen zu haben, sodass sie das Dokument ohne noch mehr Zeitverlust ordnungsgemäß vervollständigen kann. Anschließend scannt sie es ein und schickt es an Max Mustermann zurück. Dieser kann es endlich an die Antragsstelle weiterleiten – mit ein bisschen Bauchschmerzen, weil der E-Mail-Anhang so viele persönliche Daten enthält. Über den vierfachen Medienbruch, den dieser einfache Vorgang gefordert hat, ärgern sich beide. Geht das nicht anders?

Tatsächlich kann man sich mit einer Signaturlösung den ganzen Aufwand ersparen. Beispielsweise mit RSign von Frama hätte es so ausgesehen: Max Mustermann überführt das Formular in RSign, füllt es aus und setzt seine elektronische Signatur darunter. Dann startet er einen Weiterleitungsvorgang von derselben Oberfläche aus, indem er Sandra Musterfraus E-Mail-Adresse eingibt oder aus dem Adressbuch wählt. Er fügt eine kurze Information hinzu, damit die Empfängerin weiß, worum es sich handelt, und schickt die Nachricht ab. Besondere Erläuterungen sind nicht notwendig: Sandra Musterfrau versteht die einfache Ausführung auch so. Sie fügt dem Dokument ihre elektronische Unterschrift sowie den hinterlegten Firmenstempel hinzu und schickt es zurück. Nun kann Max Mustermann es der Antragsstelle zukommen lassen. Das alles geht zügig, nichts muss gedruckt oder gescannt werden, die Qualität des Originals bleibt unberührt und darüber hinaus sind alle Übertragungen ohne jeden Zusatzaufwand verschlüsselt.

RSign ist eine cloudbasierte Lösung, für deren Nutzung man lediglich einen Browser und eine E-Mail-Adresse benötigt. Der Unterzeichner muss nicht einmal registriert sein. Autorisierte Nutzer können Formulare und andere Dokumente als Vorlagen hinterlegen, wodurch jeder Prozess schnell aufgesetzt ist. Auch sequenzielles Unterschreiben ist möglich, sofern mehr als zwei Personen beteiligt sind. Jeder Schritt wird dokumentiert; dazu bietet das Portal lückenlose Transparenz über den aktuellen Status eines Vorgangs. Die Handhabung mit Unterstützung durch eine Checkliste ist so verständlich und das digitale Prozedere gegenüber dem analogen so vereinfacht, dass die Nutzerakzeptanz mehrheitlich vorausgesetzt werden kann. Das hat auch der FACTS-Test gezeigt – siehe Ausgabe 9/2019.

Vorteile ergeben sich durch die Nutzung von RSign in zahlreichen Fällen. Denn eine solche Lösung erleichtert das kontaktlose Einholen von Unterschriften nicht nur vom Homeoffice aus, sondern auch auf Dienstreisen oder in anderen Situationen, wenn sich die „Vertragspartner“ nicht gegenübersitzen. So lässt sich eine telefonisch getroffene Vereinbarung schnell schriftlich zum Abschluss bringen, ebenso kann ein Patient vor seinem Krankenhausaufenthalt den Anamnesebogen in Ruhe zu Hause ausfüllen. Beispiele sind so zahlreich, wie es in einem Unternehmen oder einer Organisation Vorgänge mit Unterschriftenbedarf gibt.

Anja Knies