Test: Frankiermaschine PostBase Vision von Francotyp-Postalia

Viele Unternehmen sehen im Brief nach wie vor das sicherste und vertrauenswürdigste Medium und bevorzugen ihn für wichtige Kommunikation und die persönliche Ansprache. Deshalb gehen die Briefmengen nicht so rasant zurück wie erwartet. Das ist für die Hersteller von Postbearbeitungsmaschinen Grund genug, in die Weiterentwicklung ihrer Systeme zu investieren. Bei der Hardware kommt es zwar kaum noch zu bahnbrechenden Innovationen, doch mit Onlineservices steigern sie den Komfort und erweitern den Nutzen. Das war auch der Leitgedanke bei der Entwicklung der „PostBase Vision“, der neuen Frankiermaschinengeneration von Francotyp-Postalia, die FACTS im Test hatte.

Gegenüber der klassischen PostBase bietet die PostBase Vision mehrere Erweiterungen. Sobald die PostBase Vision nach dem Start hochgefahren ist, begrüßt sie den Nutzer mit einem „spacigen“ Jingle und fährt das Display automatisch in die Position, die es zuletzt eingenommen hatte. Das ist beides nicht notwendig, doch eine nette Spielerei, die Spaß macht, fanden die Testredakteure. Grundsätzlich ist das verstellbare Display aber eine sinnvolle Sache, da es die Bedienung sowohl im Sitzen als auch im Stehen erlaubt und sich ungünstiger Lichteinfall einfach abblenden lässt. Wer möchte, kann die Bedienung mit Sound-Unterstützung fortsetzen. Neu ist auch die Farbgebung. Die PostBase hob sich schon immer farblich von der mausgrauen Konkurrenz ab, nun gibt es sie außer im Standard-Stahlgrau in den Farben Sahara-Gold, Rosé, Marmorweiß und – wie die Testmaschine – Kaschmir-Blau. Positiv überrascht waren die Redakteure von dem neuen Drucksystem: Statt bisher zwei nutzt die PostBase Vision jetzt eine große Kartusche mit 1-Zoll-Druckkopf. Das spart Zeit beim Wechsel, da sich die Kalibrierung erübrigt.
Die PostBase Vision verfügt über ein Update-Konzept und kann mit ihren Aufgaben wachsen. So können Einsteiger eine höhere Geschwindigkeit freischalten lassen, sobald die Zahl der Briefe steigt und das Frankieren zu viel Zeit beansprucht. Gleichzeitig können sie die Hardware mit einer automatischen Zuführung und einem Briefschließsystem aufrüsten. Ebenso lassen sich Kostenstellen oder die Wiegekapazität erweitern.

Von früheren Versionen ist den FACTS-Redakteuren schon das One-Button-Prinzip bei der Bedienung bekannt, und sie stellten zufrieden fest, dass sich daran nichts geändert hat: Jedes Produkt und jede Funktion sind mit einem Knopfdruck erreichbar. Sperrige Untermenüs, die die Bedienung für Ungeübte erschweren und mit dem System Vertrauten Zeit rauben, gibt es auch bei der PostBase Vision nicht, ob es um die Einrichtung oder das Auswählen von Kurzwahlen, das Einstellen der Postprodukte oder um Zusatzfunktionen wie Nummerieren oder Texte erstellen und drucken geht. Ganz einfach bringt der Nutzer zwei Klischees nebeneinander auf den Umschlag: das Logo und einen Textgruß, auch einen QR-Code mithilfe des integrierten Generators: Die URL wird über die Tastatur eingegeben, beispielsweise zu einer Landingpage, auf der zum Tag der offenen Tür eingeladen oder ein neues Produkt beworben wird: auf das Feld tippen, Eingaben machen, speichern – und schon steht das neue Klischee mit QR-Code in der Auswahl zur Verfügung. Kein Testredakteur zögerte bei der Bedienung, alles war klar.
Eine nützliche Neuerung ist, dass für ein BZL-Einschreiben auch der Rückschein vorbereitet werden kann: Direkt nach dem Einschreiben druckt die Maschine den Barcode zur Sendungsverfolgung auf den rosafarbenen Schein.

Für frühere PostBase-Versionen hatte Francotyp-Postalia die Software „FP Navigator“ entwickelt, die das Bedienen der Frankiermaschine vom PC aus ermöglichte und zahlreiche weitere Features bot. FACTS hatte sie im Test für sehr gut befunden – siehe Ausgabe 2/2019, Seite 90. Auf Kundenwunsch hat FP die Bedienung der Maschine jedoch zum großen Teil wieder auf die Hardware übertragen und dieser dafür ein noch größeres Display spendiert. Dieses lässt sich wie ein Smartphone wischend bedienen und verfügt über eine vollwertige QWERTZ-Tastatur für sämtliche Texteingaben. Nun gibt es dazu „discoverFP“ – quasi ein Navigator in der Cloud. Diese Software ist als Cloud-Lösung konzipiert, was den Vorteil hat, dass sie ohne separate Programminstallationen in der IT-Infrastruktur eines Unternehmens auskommt und einfach über den Internet-Browser nutzbar ist.
discoverFP dient als Schaltzentrale für alle administrativen Aufgaben: die Benutzerverwaltung, das Anlegen und Verwalten von Kostenstellen und das umfangreiche Reporting nicht nur für eine Maschine, sondern für einen theoretisch sogar weltweit verteilten Maschinenpark. Bis zu 250 Kostenstellen lassen sich über einen Portalzugang verwalten, wo auch immer sie genutzt werden, und entweder komplett oder teilweise verschiedenen Frankiersystemen zuweisen. Die Maschine(n) und das Portal sind über das Internet miteinander verbunden, für eine möglichst einfache Einrichtung hat die PostBase Vision eine WLAN-Schnittstelle an Bord. Berechtigte Personen können auch aus der Ferne über das Smartphone Informationen zum Guthaben oder zum Verbrauch abrufen sowie Tinte bestellen und Berichte erstellen.

Im ersten Schritt hat FACTS mehrere Benutzer mit PIN und Kostenstellen eingerichtet und gleich gemerkt: Das 40-seitige Handbuch ist eigentlich reine Makulatur, denn auch die administrativen Arbeitsschritte erklären sich von selbst. Ganz einfach lassen sich den Benutzern Rechte und Kostenstellen zuweisen. Das Reporting sieht im Standard eine einfache Verbrauchsübersicht vor und lässt sich optional nach Kostenstellen und Postprodukten differenzieren. Mit einem Klick konnte FACTS eine solche Übersicht als Excel-Datei erstellen, ansehen, speichern oder per E-Mail versenden. Das ist nichts Einzigartiges, doch in dieser Maschinenklasse etwas Besonderes. Mit Sortier- und Filterfunktionen bleibt der Überblick auch über eine große Menge an Tabellen erhalten. Die Möglichkeit, auch Einliefer- und Versandlisten für die BZL-Produkte zu erstellen – also Briefe mit Zusatzleistungen wie Einschreiben oder Prio –, stand im Testzeitraum noch nicht bereit, ist aber für die nahe Zukunft angekündigt. Bereits verfügbar ist die optionale ISR-Funktion, mit der Nutzer den Infrastrukturrabatt der Deutschen Post in Höhe von 5 Prozent mit wenigen Bedienschritten „einstreichen“ können. Nach Eingabe der erforderlichen Auftragsnummer registriert das System automatisch alle ISR-fähigen Sendungen und erzeugt zum Tagesabschluss den passenden Bericht, der ausgedruckt und anschließend als Basis für die Meldung der Daten an die Post genutzt werden kann.
Es fiel den Testredakteuren gar nicht schwer, das eigentliche Frankieren sowie die damit verbundenen Prozesse über die Maschine und das Portal durchzuführen. Im Anschluss an Änderungen, die hüben oder drüben vorgenommen werden, müssen PostBase Vision und discoverFP synchronisiert werden. Das ist nur ein Klick und dauert abhängig von den Datenmengen einige Sekunden bis mehrere Minuten.

discoverFP ist in der Basisversion kostenfrei, für einige Features, etwa spezielle Berichte, wird eine monatliche Gebühr erhoben. Das Portal ist jedoch nicht nur für die PostBase Vision angelegt, sondern bietet schon heute Zugang zu der Signaturlösung „FP Sign“ sowie den Druckdienstleistungen „WebBrief24“. Künftig sollen nicht nur sämtliche FP-Cloud-Services über die neue Schaltzentrale verfüg- und administrierbar sein, sondern auch Schnittstellen zu anderen Dienstleistern und Frachtführern zum Beispiel im Paketbereich angeboten werden.

Anja Knies