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Lang lebe das Fax!
Noch immer schätzen viele Unternehmen das Fax als praktisches Kommunikationsmittel. Nur lässt die DSGVO-Konformität bei der Übertragung per Internet zu wünschen übrig. Hier kann man Abhilfe schaffen.
Wie der Briefpost wird auch dem Fax schon jahrelang das Aus vorhergesagt – allen Unkenrufen zum Trotz erfreut es sich aber weiterhin reger Nutzung. Zwar wird es an vielen Stellen durch digitale Medien ersetzt, doch bleiben weiterhin Fälle und Anwendungen, in denen Unternehmen und Organisationen genau dieses Medium schätzen. Gerade noch hat der Bitkom-Verband durch eine Umfrage ermittelt, dass 43 Prozent der Unternehmen das Fax häufig oder sogar sehr häufig nutzen.
Als das Fax in den 1960er-Jahren massentauglich wurde, trat es schnell einen Siegeszug an, denn es war schnell, sicher, nahezu weltweit einsetzbar und von jedermann einfach zu nutzen. Lange Zeit hatte es einen Stellenwert wie ein Einschreibebrief mit Rückschein, denn es galt als ziemlich „abhörsicher“ und wurde in Verbindung mit einem Sendungsprotokoll vor Gericht in der Regel anerkannt. Diese Stärke hat es spätestens mit der VoIP- beziehungsweise FoIP-Technologie eingebüßt: Statt mit Tonsignalen über die Telefonleitung wird es in Datenpaketen übers Internet übertragen und kann – wie auch eine E-Mail und sogar Telefonate – „belauscht“ werden, sofern die Übertragung ungeschützt vonstattengeht. Zu Recht warnen Datenschutzbeauftrage heute davor, ein Fax mit personenbezogenen Daten zu versenden: Das ist nicht mehr DSGVO-konform.
Als das Fax in den 1960er-Jahren massentauglich wurde, trat es schnell einen Siegeszug an, denn es war schnell, sicher, nahezu weltweit einsetzbar und von jedermann einfach zu nutzen. Lange Zeit hatte es einen Stellenwert wie ein Einschreibebrief mit Rückschein, denn es galt als ziemlich „abhörsicher“ und wurde in Verbindung mit einem Sendungsprotokoll vor Gericht in der Regel anerkannt. Diese Stärke hat es spätestens mit der VoIP- beziehungsweise FoIP-Technologie eingebüßt: Statt mit Tonsignalen über die Telefonleitung wird es in Datenpaketen übers Internet übertragen und kann – wie auch eine E-Mail und sogar Telefonate – „belauscht“ werden, sofern die Übertragung ungeschützt vonstattengeht. Zu Recht warnen Datenschutzbeauftrage heute davor, ein Fax mit personenbezogenen Daten zu versenden: Das ist nicht mehr DSGVO-konform.
Fax: Datenpaketen zum Trotz
Es sei denn, man wählt das richtige Verfahren und einen Anbieter, der es unterstützt. „Die Faxübertragung ist im Grunde eine vom Provider geduldete Fremdnutzung seiner Netze“, erklärt Lars Brückner, Leiter Strategisches Projektgeschäft beim Telekommunikationsspezialisten AGFEO. „Die Übertragung in paketorientierten Netzen benötigt Anpassungen – im Wesentlichen ist hier das T.38-Protokollverfahren zu nennen, bei dem die Text- und Bildinformationen in digitale Daten umgewandelt und abgesichert übermittelt werden. Hierbei wird auch die Übertragung deutlich besser.“ Allerdings müsse die Verbindung durchgängig sein – vom sendenden Gerät und dem dazugehörigen Provider über den Provider des Empfängers bis hin zum Empfangsgerät. „Unsere Kommunikationssysteme bieten alle notwendigen Voraussetzungen für den Faxbetrieb“, führt Brückner weiter aus. „Neben der Unterstützung des T.38-Protokolls sind auch mandantenfähige virtuelle Faxbox-Funktionen für direkten digitalen Empfang integriert. Viele unserer Telefonanlagen verfügen zudem über analoge Ports für den Anschluss herkömmlicher Faxgeräte.“
Ein eingehendes Fax kann sich auf vier Arten ankündigen: per Fax to Mail, über eine Visualisierung am Systemtelefon, über die CTI/UC-Client-Software sowie über eine Smartphone-App. Soll ein Fax weitergeleitet werden, wandelt die Fax-to-Mail-Applikation es automatisch in ein PDF-Dokument um.
Auch ohne ein Faxgerät können Dokumente vom PC aus gefaxt werden. Dazu richten AGFEO-Partner einen Fax-Druckertreiber ein, der mittels SIP mit dem Kommunikationssystem kommuniziert.
Ein eingehendes Fax kann sich auf vier Arten ankündigen: per Fax to Mail, über eine Visualisierung am Systemtelefon, über die CTI/UC-Client-Software sowie über eine Smartphone-App. Soll ein Fax weitergeleitet werden, wandelt die Fax-to-Mail-Applikation es automatisch in ein PDF-Dokument um.
Auch ohne ein Faxgerät können Dokumente vom PC aus gefaxt werden. Dazu richten AGFEO-Partner einen Fax-Druckertreiber ein, der mittels SIP mit dem Kommunikationssystem kommuniziert.
Sofort im Blick: Auf dem AGFEO-Dashboard werden eingehende Faxe wie Telefonate angezeigt.
Auch ohne Faxgerät: Nutzer verschicken Faxe aus der Faxbox, indem sie den T.38-Druckertreiber wählen.
Ganz nach Bedarf: Die Faxbox lässt sich individuell konfigurieren, wie es vom AGFEO-Systemtelefon bekannt ist.
„In vielen Fällen scheint das Fax auch heute noch die beste Alternative für die Datenübermittlung zu sein“, resümiert Lars Brückner. „Man denke nur an das Gesundheitswesen, in dem mitunter jede Sekunde zählt und es zu lange dauern und dieselben Datenschutzvorkehrungen erfordern würde, ein relevantes Dokument einzuscannen und per E-Mail zu verschicken. Solange es für solche Fälle keine zufriedenstellende Alternative gibt, werden wir den Faxversand unterstützen.“
Anja Knies
