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Elektronische Rechnung: Naht der Siegeszug?

Elektronische Rechnung: Naht der Siegeszug?

Trotz aller Vorteile kam die elektronische Rechnungsverarbeitung in Deutschland nur schleppend voran, während sie in anderen Ländern kaum noch wegzudenken ist. Die jüngste Umfrage des Bitkom-Verbands gibt Anlass zu Hoffnung.

Waren es vor einem Jahr erst 30 Prozent, verschicken inzwischen 43 Prozent der Unternehmen in Deutschland ihre Rechnungen elektronisch. Diesen Schub bewirkten vor allem kleinere Unternehmen mit 20 bis 99 Beschäftigten: Hier hat sich der Anteil derjenigen, die Rechnungen in einem elektronischen Format versenden, innerhalb von zwölf Monaten von 22 auf 43 Prozent fast verdoppelt. „Die elektronische Rechnungserstellung hat in der Coronapandemie ihre Vorteile besonders ausspielen können, auch weil sie sich perfekt für das Arbeiten im Homeoffice eignet“, sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. „E-Rechnungen haben aber noch eine Vielzahl weiterer Vorteile: Sie sparen durch die automatisierte Übernahme in bestehende digitale Abrechnungssysteme Zeit und Kosten, sie lassen sich schneller und kostengünstiger zustellen und nicht zuletzt sind sie umweltfreundlicher als ein Versand auf Papier.“

Zur Verbreitung von E-Rechnungen dürfte zudem beigetragen haben, dass diese für Lieferanten des Bundes seit November 2020 verpflichtend sind. Unternehmen, die E-Rechnungen in strukturierten Formaten versenden, greifen dazu am häufigsten auf den EDI-Standard (57 Prozent) zurück, dahinter folgen ZUGFeRD (45 Prozent) und XRechnung (26 Prozent). Allerdings nutzen die meisten Unternehmen nach wie vor zumindest parallel auch unstrukturierte Formate wie PDF (60 Prozent) oder sogar noch Papier (87 Prozent). „Eine Rechnung als PDF zu versenden ist schon besser als eine Papierrechnung, allerdings entfaltet die Digitalisierung des Rechnungsprozesses erst ihr volles Potenzial, wenn nicht allein das Papierformat in ein elektronisches Abbild überführt wird, sondern geeignete strukturierte Formate genutzt werden“, betont Britze.

Für die Umfrage gaben 502 Unternehmen in Deutschland mit 20 und mehr Mitarbeitern Auskunft. Der Bitkom bietet auch eine Themenseite zur E-Rechnung, auf der Interessierte neben Praxishilfen auch eine Reihe von Referenzprojekten als Anregung für ihr eigenes Vorankommen finden.