Pitney Bowes Hybridpost

Beim Konzept der Hybridpost, das die Vorteile des digitalen und des klassischen Briefversands vereint, handelt es sich um die digitale Übertragung von Briefen und Dokumenten – diese kann der Empfänger dann entweder physisch oder digital erhalten.
 
Um Hybridpost zu nutzen, müssen Unternehmen und Organisationen mit einem Anbieter zusammenarbeiten, der den Service bereitstellt. Das Verfahren ist einfach:  Der Absender wählt ein Dokument, das er versenden will, klickt auf die Taste „Drucken“ – dafür muss nur ein spezieller Druckertreiber installiert werden, der den Brief nach dem Klicken an den Druckdienstleister weiterleitet. Dieser erledigt dann den Rest: drucken, kuvertieren und frankieren. Sobald die Verarbeitung des Dokuments abgeschlossen ist, wird dieses über die Deutsche Post zugestellt. Möchte der Empfänger das Dokument lieber digital erhalten, erfolgt dies ebenfalls rechtsicher. Die Nachverfolgung von Aufträgen und Aussendungen ist jederzeit möglich.

Nützlicher Service

Ein solcher Service ist besonders nützlich für Unternehmen und Organisationen, die große Mengen von Briefen oder Dokumenten verschicken müssen. Sie können beispielsweise Rechnungen, Mahnungen oder sonstige Mitteilungen über Hybridpost versenden und so Zeit und Kosten sparen.

In der Tat liegt ein zentraler Vorteil von Hybridpost ist der Zeitersparnis. Durch den Einsatz von Hybridpostlösungen können Unternehmen in kurzer Zeit eine große Anzahl von Dokumenten versenden, ohne die Zeit für den manuellen Versand aufwenden zu müssen. Diese gesparte Zeit lässt sich für andere wichtige Aufgaben verwenden.

Und was ist mit Sicherheit?

Beträchtliche Kosteneinsparungen stellen einen weiteren Vorteil dar. Im Vergleich zum traditionellen Briefversand erweist sich das Verschicken von Dokumenten mit Hybridpost als erheblich günstiger, da keine Kosten für Papier, Druck, Tinte und Kuverts entstehen. Was die Portokosten angeht, sie fallen deutlich niedriger aus.

Und schließlich erweist sich Hybridpost als umweltfreundlicher als klassischer Briefversand. Durch die Einsparung von Papier, Druckertinte und Kuverts reduziert Hybridpost den Ressourcenverbrauch und somit die Umweltbelastung.

Insgesamt bietet Hybridpost eine praktische und kosteneffektive Möglichkeit, Briefe und Dokumente zu versenden – dies jederzeit und von überall aus. Doch was ist mit Sicherheit? Hybridpostanbieter sind gesetzlich verpflichtet, strenge Regulierungen in Bezug auf Datenschutz, Post- und Telekommunikation einzuhalten. Auch beim hybriden Verfahren gilt es, das Briefgeheimnis unbedingt zu respektieren. Daran müssen sich der Anbieter sowie alle im Prozess eingebundenen Partner halten.

Um die Einhaltung höchster technologischer, rechtlicher und organisatorischer Standards zum Schutz von Daten zu gewährleisten, ist es ratsam, bei der Auswahl von Hybridpostanbietern auf solche zu setzen, die ein ganzheitliches Sicherheitsmanagement nach der ISO-Norm 27001 implementiert haben. Dadurch wird sichergestellt, dass die datenschutzrechtlichen Anforderungen sowie Vorgaben – insbesondere die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) –, berücksichtigt werden, und dass die Daten der Kunden optimal geschützt sind und keine Sicherheitsrisiken entstehen. Seriöse Hybridpostanbieter geben ausführliche Informationen zu den angewandten Sicherheitsmaßnahmen wie etwa zur Verschlüsselung oder zu den aufgesetzten Prozessen.

Hybridpost ist also eine interessante Option für Unternehmen, die ihre Postabläufe optimieren möchten. Um sämtliche Vorzüge von Hybridpostlösungen darzustellen, hat FACTS in Zusammenarbeit mit dem Anbieter Pitney Bowes ein eBook erstellt. Neben detaillierten Erläuterungen zum Hybridpostverfahren und zu den verschiedenen Möglichkeiten des Versandprozesses finden Leser auch eine Checkliste mit den wichtigsten Fragen, die Unternehmen beantworten sollten, die eine Hybridpostlösung einsetzen und dabei einen passgenau auf ihre Anforderungen abgestimmten Versandservice erhalten möchten. Konkrete Anwendungsbeispiele aus unterschiedlichen Branchen können sie sich schließlich auf den im eBook eingebundenen Videos anschauen.

Graziella Mimic