New Work: Behalten Sie den Durchblick

Flexibles Arbeiten und New Work setzen eine durchdachte Digitalisierung voraus. Das klingt einfach, stellt aber bis heute auch größere Unternehmen vor Herausforderungen. Denn nach wie vor laufen längst nicht alle Prozesse und Outputs in den Firmen auf rein digitaler Ebene ab. Wie eine Studie des IT-Branchenverbands Bitkom unter mehr als 1.000 Unternehmen aus allen Branchen in Deutschland zeigt, kommen nur sechs Prozent aller Unternehmen komplett ohne Papier in ihren Prozessen aus.

Es ist daher wichtig, dass auch Druckumgebungen an das New Work angepasst werden. Keine einfache Aufgabe: Gerade hier zeigen sich die Herausforderungen von großen Umgebungen besonders deutlich. Da sie oft sehr heterogen strukturiert sind, bedeutet das einen enormen Verwaltungs- und Serviceaufwand für die betroffenen IT-Verantwortlichen. Gleichzeitig sind Aufgaben rund ums Drucken in der Regel nur ein kleiner Teilbereich des gesamten Aufgabenfelds von IT-Abteilungen. Dennoch hängen häufig viele Helpdesk-Tickets mit dem Thema Drucken zusammen. Das liegt nicht selten daran, dass sich in historisch gewachsenen Druckumgebungen oft Druckermodelle verschiedener Hersteller finden, die nicht einheitlich zu verwalten sind. So kann es beispielsweise schon einmal zu einer größeren Hürde für Mitarbeiter werden, auf andere Drucker außerhalb der eigenen Abteilung oder aus dem Homeoffice zuzugreifen, weil die Administration es nicht einfach und sicher darstellen kann.

Kämen nur Geräte eines Herstellers zum Einsatz, würden sich in der Regel das Patch-Management und die Administrierbarkeit vereinfachen. Eine Homogenisierung der Druckerlandschaft ist daher sinnvoll und trägt dazu bei, die Druckkosten zu reduzieren. Denn was viele nicht bedenken: Diese Ausgaben setzen sich nicht nur aus den Kosten für die Geräte und das Verbrauchsmaterial zusammen, sondern auch Administration und Wartung spielen eine nicht unerhebliche Rolle bei den Gesamtkosten.
Ein sukzessiver Austausch von Druck- und Multifunktionssystemen mit dem Ziel, durch die Nutzung der Systeme eines Herstellers eine optimale Verwaltungsoberfläche zu schaffen, ist daher sicher ein technisch guter Weg. Doch nicht immer ist das wirtschaftlich machbar. Die eingesetzten Geräte haben unterschiedliche Laufzeiten und normalerweise werden sie erst am Ende der wirtschaftlichen Lebenszeit ausgetauscht. So können etliche Jahre verstreichen, in denen weiterhin höhere Kosten für Administration und Serviceleistungen generiert werden.

AKI, ein Tochterunternehmen von Kyocera Document Solutions, hat dieses Problem erkannt und stellt mit der selbstentwickelten Lösung PrinTaurus ein Tool zur Verfügung, das Übersicht im Dschungel der heterogenen Druckumgebungen schafft.  Die herstellerunabhängige Software PrinTaurus ermöglicht es, eine existierende Druckinfrastruktur in ein integriertes Output-Management-System zu verwandeln, ohne dass bereits bestehende Prozesse geändert werden müssen. Die Software überwacht und steuert alle Druckaufgaben im gesamten Unternehmen. Dazu ist sie modular aufgebaut und lässt sich an die Bedürfnisse und Anforderungen der jeweiligen Infrastruktur im Unternehmen anpassen. Über eine intuitive Benutzeroberfläche (GUI) hat die IT-Administration die gesamte Druckerflotte im Blick.

Von diesem Single-Point-of-Control aus lässt sich das Druckernetzwerk komplett administrieren. Etwaige Störungen können dadurch schnell identifiziert und behoben werden. Mit der Lösung erhalten sowohl die Microsoft- als auch die SAP-Administratoren eine transparente Übersicht über die gesamte Druckumgebung, unabhängig von der Marke der eingesetzten Geräte. So ist nicht nur eine schnelle Fehlersuche, sondern auch die direkte Fehlerbehebung möglich.

Die Anlage und Verwaltung von Druckerwarteschlangen werden vereinfacht und eine bestmögliche Automatisierung bei deren Zuordnung geschaffen. Die Konfiguration, Administration und Verwaltung der gesamten Druckinfrastruktur von Windows-Printservern sowie auch von Unix- und SAP-Systemen geschieht zentral aus einer grafischen Oberfläche heraus. So lässt sich der administrative Aufwand minimieren. Die Wartung und Einrichtung von Druckern, selbst an Remote-Standorten, wird deutlich vereinfacht. Flexibles Arbeiten in dynamischen Gruppen lässt sich auf diese Weise besser und sicherer realisieren. Zudem bleibt der Arbeitsaufwand für die IT-Abteilung überschaubar.

Elke von Rekowski