Interview: Joerg Hartmann über Digitalisierungsprojekte

FACTS: Als IT-Dienstleister will Konica Minolta Unternehmen dabei unterstützen, das Beste aus der digitalen Transformation herauszuholen, insbesondere intelligent vernetzte Arbeitsplätze zu gestalten. Was gehört alles dazu?

Joerg Hartmann: Wir kommen aus dem Print Business, wo es überwiegend papierbasierte Prozesse gab und an vielen Stellen noch gibt, wie beispielsweise im öffentlichen Bereich. Dort gilt es, Prozesse zu überführen und zu automatisieren, also unseren Kunden aufzuzeigen, wie man von der analogen zur digitalen Welt kommt.

Unser Angebot fängt damit an, mithilfe unserer DX360° Analyse eine Bestandsaufnahme durchzuführen und zu ermitteln, wie hoch der Digitalisierungsgrad im Unternehmen bereits ist und wo noch blinde Flecke erkennbar sind. Auf der Basis ermitteln wir die Bereiche mit dem größten Handlungsbedarf und entscheiden gemeinsam mit dem Kunden über die nächsten Schritte. Bei solch einem Projekt spielen ganz viele Aspekte eine Rolle, zum Beispiel Mobilität, Produktivität oder auch Nachhaltigkeit.

FACTS: Welche Lösungen und Dienstleistungen werden von den Kunden am meisten nachgefragt?

Hartmann: Das ist unterschiedlich und hängt vom Unternehmen ab. Zurzeit steht das Thema Security stark im Mittelpunkt. Es gilt, wesentliche Fragen zu beantworten: Wie können Firmen ihre Umgebung sicher gestalten? Wie lassen sich Mitarbeiter im Hinblick auf Cyber-Gefahren sensibilisieren? Und wie lassen sich unternehmenskritische Daten schützen? Zu diesen Themen bieten wir ein umfassendes Security-Konzept, das selbst den Schutz von Parkplätzen mithilfe von intelligenten IP-Videokameras umfasst.


FACTS: Auch das Thema Cloud ist immer noch ein Dauerbrenner. Wie schätzen Sie es ein und welche Unterstützung bieten Sie Ihren Kunden hierzu?

Hartmann: Als globaler Microsoft Partner sehen auch wir die Migration in die Cloud als ein nach wie vor aktuelles und zentrales Thema. Im Rahmen von Digitalisierungsprojekten bringen wir klassische On-Premise-Infrastrukturen in die Online-Welt. Papierbasierte Prozesse werden so zum Beispiel unter Einsatz eines ECM (Enterprise Content Management) in einen digitalisierten Dokumentenworkflow überführt. Schließlich sind wir auch in Projekte involviert, bei denen es darum geht, die ERP-Umgebung zu modernisieren, was in den meisten Fällen auch eine Cloud-Migration bedeutet.

Wenn eine Umgebung in die Cloud geht, ist es theoretisch eine einfache Sache, doch mit Blick auf Sicherheit und Workflows wird es am Ende doch eine komplexe Angelegenheit. Deshalb fragen uns Kunden oft, ob sie im Rahmen von Managed Services die Administration an uns übergeben können. Das heißt, wir verwalten aktiv die Umgebung der Kunden und unterstützen sie im operativen IT-Geschäft. Darüber hinaus bieten wir mit unserer Cloudplattform Workplace Pure Services wie Cloud Print, Cloud Fax oder auch Konvertierungsdienste in verschiedene Formate an, die den Büroalltag erleichtern und Geschäftsprozesse optimieren. Auch eine Anbindung an Google Drive, Dropbox oder OneDrive von Microsoft ist möglich.


FACTS: Übernimmt Konica Minolta in solchen Digitalisierungsprojekten die komplette IT-Umgebung eines Kunden?

Hartmann: Wir könnten eine komplette IT-Umgebung managen, jedoch lagern Unternehmen meist nur zum Teil aus. Wir kümmern uns beispielsweise um Server, PCs oder Speichersysteme, wir aktualisieren Treiber und Software oder schulen Mitarbeiter. Und wir unterstützen Unternehmen, ihre Daten für bessere Geschäftsentscheidungen zu nutzen. Ziel ist immer, dass sich unsere Kunden auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können und Mehrwert aus ihren Daten generieren.


FACTS: Wenn sie einen Kunden bei seiner Digitalisierungsstrategie unterstützen, wie gehen die Konica-Minolta-Experten vor?

Hartmann: Unsere DX360° Analyse kann mittlerweile im Vorfeld eines Projekts online durchgeführt werden. Das ist wie ein Fragebogen, den man schnell durchklicken kann und der einen ersten Überblick verschafft. Darauf basierend bieten wir Workshops – je nach Kundengröße und Anforderung in kleiner oder etwas größerer Runde. Dabei überlegen wir gemeinsam, was zuerst angegangen wird und beschließen die nächsten Schritte.

Insgesamt gibt es bei Digitalisierung aber keine Standards. Es geht darum, zu verstehen, was gibt es für Potenziale, was sind die größten Herausforderungen. Dies ist immer sehr individuell. Ein Digitalisierungsprojekt kann nur im Zusammenspiel mit allen Beteiligten gelingen, da jeder Bereich seine Anforderungen hat und dazu Input liefern muss. Beispiel Vertrieb: Was gibt es für Schwierigkeiten im Management von Kundendaten, wie kann man Projekte über CRM anders administrieren?


FACTS: Um den Erfolg eines Digitalisierungsprojekts zu sichern, gilt es auch, für die Akzeptanz der Anwender zu sorgen. Das sehen Sie bestimmt auch so?

Hartmann: Absolut. Dies erweist sich sogar als eine der größten Herausforderungen, denn häufig hat jeder im Unternehmen eine eigene Lösung definiert, die er für die Beste hält. Es ist daher notwendig, den Change-Prozess zu begleiten, damit alle die Digitalisierung aktiv umsetzen. Da gibt es oft große Hürden, die zu Blockaden führen, weshalb es wichtig ist, Überzeugungsarbeit zu leisten. Zur weiteren Unterstützung bieten wir über unsere Academy auch entsprechende Trainings für Mitarbeitende – offline wie online.


FACTS: Bei Großunternehmen ist es oft so, dass sie zu viele Daten haben. In diesem Fall wartet Konica Minolta mit smartem Datenmanagement auf. Was heißt das konkret?

Hartmann: In der Tat gibt es in Unternehmen unglaublich viele Daten, diese liegen aber oft in Silos. Manchmal muss das so sein, wie bei Personaldaten, die geschützt werden müssen. Manchmal ist dieses Verfahren jedoch kritisch zu bewerten. Was beispielsweise die Daten im Vertrieb angeht, sind es häufig Informationen, die nicht verknüpft sind, weil jeder eine eigene Datenbank nutzt. Beim Datenmanagement gilt es, diese einzelnen Daten intelligent zu verknüpfen, um die Transparenz für unsere Kunden zu erhöhen und Synergien aufzuzeigen. Fakt ist: Viele Unternehmen wissen nicht, welche Datenschätze sie besitzen und welchen Mehrwert sie damit generieren können.


FACTS: Es gibt aber bestimmt auch Daten, die überflüssig sind...

Hartmann: Große Datensammlungen sind ein Problem. Es ist für Unternehmen in der Tat extrem wichtig, festzulegen, welche Daten sie aufbewahren müssen, wie etwa steuerrelevante Daten über zehn Jahre, und welche nicht. Datenlöschung ist ein wichtiger Aspekt in der Datenschutzgrundverordnung, denn jeder hat das Recht auf das Vergessen werden und darauf, dass Daten vernünftig gelöscht werden.


FACTS: Kommen wir nun auf das ursprüngliche Thema von Konica Minolta zu sprechen: das Drucken. Auch hier hat sich viel geändert. Das Drucken wird mobil…

Hartmann: Das Thema mobiles Drucken nimmt auf jeden Fall an Bedeutung zu. Wenn wir heute über New Work sprechen, dann ist damit gemeint, dass die Anbindung an die Print-Infrastruktur in die Cloud wandert. Ein Aspekt, der besonders wichtig bei Anwendungen wie etwa Microsoft 365 oder Google Cloud ist. Wir wollen ein sinnvolles Print-Management aufbauen, das einfach, sicher und benutzerfreundlich ist und dadurch den Output optimiert. Selbst vertrauliche Informationen können so über die Cloud-Lösung gedruckt werden. Denn den Ausdruck erhält man erst nach Authentifizierung an einem beliebigen Drucksystem, das fördert nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Mobilität.

Zudem wandeln sich mit zunehmender Digitalisierung sowohl Anforderungen als auch zugehörige Anwendungen. Mittlerweile ist es so, dass sehr viele ihre E-Mails auf dem Smartphone statt am PC abrufen und Dokumente, die sie erhalten, mittels mobiler Devices ausdrucken und nicht den Rechner extra hochfahren möchten. Dies ist heute über entsprechende Apps möglich. Man kann auch mit dem Smartphone scannen. Will man etwas digitalisieren, kann man es fotografieren und als PDF abspeichern. Das alles sind aktuelle Nutzer-Themen, wobei  es am Ende um die Customer Experience geht. Das heißt, wir möchten diese Prozesse über alle Devices hinweg so einfach, aber auch so sicher wie möglich gestalten. Die Nutzer sollen sowohl eine direkte Anbindung als auch eine entsprechende Security-Infrastruktur erhalten. Alles, was heute gang und gäbe ist, wie direkt in OneDrive zu scannen, soll sich nahtlos in die Print-Infrastruktur integrieren lassen.


FACTS: Mit Blick auf Nachhaltigkeit geht es auch darum, ein anderes Druckverhalten zu fördern, vor allem weniger zu drucken. Wie geht das?

Hartmann: Es wird in der Tat noch viel gedruckt. Wir können aber einiges tun, für Aufklärung sorgen. So können wir etwa sicherstellen, dass Duplex, also doppelseitig gedruckt wird oder standardmäßig einrichten, dass weniger Toner gebraucht wird. Mit Blick auf Energieoptimierung achten wir darauf, dass wir unsere Systeme schnell in den Öko-Modus versetzen und ebenfalls sehr schnell wieder aktivieren, wenn gedruckt wird. Wir können für unsere Kunden ihren CO2-Fußabdruck ermitteln und über entsprechende Projekte kompensieren. Klassische Arbeitsplatz-Drucker, die ausgedient haben sollten, aber von denen es heute noch viele gibt, ersetzen wir durch Abteilungs- oder Team-Drucker. Insgesamt gibt es noch viele papierbasierte Prozesse in Unternehmen. Dies gehen wir aktiv an, denn wir wollen unseren Kunden den Weg dorthin aufzeigen, wie sich Print auf effiziente Weise in eine digitale Umgebung überführen lässt und so echter Mehrwert durch Daten generiert werden kann.

Graziella Mimic