FACTS Living Office

Beruf: Anwalt. Berufung: Mandanten begeistern.

Kategorie: Living Office
Beruf: Anwalt. Berufung: Mandanten begeistern.

Stellen Sie sich vor, Sie kommen aus einer Verhandlung und senden noch auf dem Weg zu Ihrem Auto folgendes kurzes Diktat an Ihre Kanzlei:

„Bitte schreiben Sie eine Aktennotiz und eine Nachricht an den Mandanten, vorab per E-Mail: Priorität hoch: Sehr geehrter Herr Schulze, wie gestern besprochen, habe ich heute den Termin vor dem Landgericht für Sie wahrgenommen. Ich freue mich, Ihnen mitzuteilen, dass wir in allen Punkten gewonnen haben. Die Versicherung wird den kompletten Schaden, ebenso wie alle Gerichtskosten, übernehmen. Das weitere Vorgehen besprechen wir dann nächste Woche in meiner Kanzlei. Bis dahin wünsche ich Ihnen ein schönes Wochenende. Mit freundlichen Grüßen, Rechtsanwalt ...“.

Mandanten begeistern – jeden Tag

Und nun stellen Sie sich vor, Ihr Mandant hat 20 Minuten nach Verhandlungsende per EMail diese Information auf Kanzleibriefpapier in seinen Händen: Was denkt er wohl? „Super Service?“, „Wow?“, oder einfach „Mein Anwalt, das ist ein Teufelskerl?“ Mandanten täglich begeistern – das kann so einfach sein, mit einem neuen Diktiersystem von Philips, das speziell für Rechtsanwälte entwickelt wurde.

Von der Kunst der Einfachheit

Die Digitalisierung hat in der Anwaltschaft Einzug gehalten. Mit Smartphones und Tablet- Computern können Anwältinnen und Anwälte mobil auf Dokumente, Akten oder Kanzleiprogramme zugreifen. Obwohl Microsoft Tablet- Computer lange vor Apple auf den Markt gebracht hatte, waren es die Innovationen aus Cupertino, die den Durchbruch brachten. Was war das Geheimnis des Erfolgs? Es ist die intuitive Bedienung und die Stabilität der Anwendungen. Hinzu kam ein Anspruch an Design und Ästhetik, der neben der Funktionalität die Nutzer in ihren Bann gezogen hat.

Mobiles Arbeiten , eine Realität – aber sicher?

Daher begeistern sich Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte auch für Lösungen, die einen quantifizierbaren Nutzen bieten sowie einfach und sicher funktionieren. Die Technologien des 21. Jahrhunderts bieten elegante und smarte Lösungen auf der einen Seite, aber auf der anderen Seite bleibt oft eine Spur des Zweifels: Ein Gesprächsprotokoll schnell per E-Mail versenden? Eine Akte in der Kanzlei in die Dropbox legen, um zu Hause daran weiter zu arbeiten?

Berufsordnung und Vertraulichkeit

Auch Hersteller von Business-Apps unterstützen standortunabhängiges Arbeiten. Ein Beispiel hierfür sind Diktier-Apps für Smartphones. Eine beliebige App alleine kann natürlich keine Lösung für Anwälte sein, denn die wenigsten Apps und Diktiersysteme unterstützen die durch das Berufsrecht definierte erforderliche Vertraulichkeit der Daten.

Diktier-App ist nicht gleich Diktier-App

Was die meisten Apps über das Thema Sicherheit hinaus aufgrund fehlender anwaltlicher Spezialisierung nicht bieten, ist das Ineinandergreifen aller für den Berufsalltag relevanten Arbeitsschritte. Denn mit der Aufnahme alleine ist es nicht getan: Das Diktat muss verschlüsselt übermittelt werden und auch an der richtigen Stelle so eintreffen, dass es akkurat verarbeitet werden kann. Dies kann die eigene Schreibkraft in der Kanzlei, eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter im Home-Office (Teilzeit, Mutterschutz, Krankheit etc.), ein Spracherkennungssystem oder optional auch ein externer Schreibservice sein.

Philips SpeechLive: Für Kanzleien entwickelt

Genau hier trennt sich für Anwältinnen und Anwälte die Spreu vom Weizen: Denn SpeechLive verbindet Benutzerfreundlichkeit mit einem sicher verschlüsselten und in sich geschlossenen System, das alle Arbeitsschritte abbildet: Aufnahme, Übermittlung und Dokumenterstellung; bei Bedarf durch den modular verfügbaren juristischen Schreibservice Philips SpeechScribe. Der Rechtsanwalt Patrick Estrada Pox aus Berlin nutzt das System seit einigen Monaten und bemerkt: „Jetzt kann ich meine Mandanten auch unterwegs immer so betreuen, als wenn ich in der Kanzlei wäre: Das ist eine große Arbeitserleichterung für mich.“

Ein anwaltliches Diktiersystem muss also eine zuverlässige Erstellung der Diktate auf der einen sowie optimale Möglichkeiten der Verschriftlichung auf der anderen Seite ermöglichen – ganz gleich, wo die Anwältin oder der Anwalt ein Diktat aufnehmen möchte. Leistet Ihr aktuelles Diktiersystem dies nicht – unter Berücksichtigung berufsrechtlicher Datenschutzvorschriften –, dann ist es ein System von gestern, das in einer Rechtsanwaltskanzlei heute nicht mehr eingesetzt werden sollte.

Wann professionelle Schreibbüros sinnvoll sind

Neben den angestellten Mitarbeitern in der Kanzlei und an den Heimarbeitsplätzen werden als dritte Beteiligte auf der Schreibseite immer häufiger professionelle Schreibbüros genutzt. Dabei dominieren zwei Einsatzszenarien. Zum einen fangen die Dienstleister Belastungsspitzen ab, die über- Einbindung eines professionellen Schreibservices an, wenn dieser sicher und zuverlässig in hoher Qualität Schreibarbeiten erledigt. Dabei ist es erforderlich, dass der voll im System integrierte Schreibservice Zugriff nur auf die Diktate erhält, die ihm eindeutig zugeordnet sind, und die Arbeit in gewohnter und professioneller Qualität erledigt. Die Beherrschung des juristischen Fachvokabulars ist dafür eine zwingende Notwendigkeit.

Fazit: Was ein System heute leisten muss

artikel0 einstieg bPhilips SpeechLive bietet Anwältinnen und Anwälten Mobilität, Flexibilität und Sicherheit. Die Integration von Spracherkenwiegend während den Urlaubs- und Krankheitszeiten auftreten. Zum anderen werden sie beauftragt, wenn sehr lange Schreiben oder Schriftsätze den normalen Kanzleialltag im Schreibbereich über alle Maßen belasten. So dauert die Erstellung eines 20-seitigen Schreibens nicht selten vier bis fünf Stunden und damit den halben Arbeitstag einer ausgebildeten ReNo. In diesen Fällen bietet sich dienung und juristisch qualifiziertem Schreibservice ist modular jederzeit optional verfügbar. Diese neue Lösung überzeugt durch die Einfachheit der Bedienung beim Erstellen und Schreiben der Diktate genauso, wie bei den Kosten und Nutzen: Diese stehen, wie immer bei einer Philips-Lösung, in einem fairen Verhältnis.

Florian Schwiecker