Top-Produkte

Multi-Channel-Kommunikation

Kategorie: Top Produkte
Multi-Channel-Kommunikation

Immer einen Schritt voraus

Den Ansprüchen der Kunden zu genügen, die strenge Gesetzgebung einzuhalten und eine Strategie für den digitalen Postversand umzusetzen – moderne Kundenkommunikation stellt hohe Anforderungen. Anforderungen, die häufig in teuren und komplexen Neuinvestitionen enden. Die bestehenden Plattformen ohne großen Mehraufwand zu modernisieren, verspricht daher einen zukunftssicheren Weg.

Die Art und Weise, wie ein Unternehmen mit seinen Kunden kommuniziert, entwickelt sich kontinuierlich und rasant weiter. Sei es dadurch, dass sich Kundenpräferenzen ändern, oder seien es Modifizierungen der bestehenden Datenschutzgesetze. Die Folge: Anforderungen wechseln ständig und stellen die Verantwortlichen vor komplexe Herausforderungen – insbesondere was Integrität und die Einhaltung von Datenschutzvorschriften anbelangt.

Um Unternehmen eine Plattform zu bieten, die Hardware, Software und Services vereint und die den dynamischen Änderungen jederzeit nachkommt, hat Pitney Bowes die sogenannte Relay-Suite entwickelt. Diese Multichannel-Kommunikationslösung soll digitale und mechanische Postbearbeitung sinnvoll miteinander verknüpfen und dadurch einen Mehrwert in Sachen Sicherheit,
Präzision und Flexibilität bieten. Damit sollen Betriebe ihre Kundenkommunikation selbst in der Hand behalten und die Beschränkungen bestehender Systeme überwinden können.
 
Mit dem Relay Communications Hub bietet Pitney Bowes als einen Bestandteil des Relay-Gesamtpakets eine webbasierte Software,
die ein reibungsloses Zusammenspiel der bereits eingesetzten Hard- und Software ermöglicht. Damit lassen sich nach Angaben des Herstellers die bestehenden Plattformen modernisieren, ohne teure Neuinvestitionen tätigen zu müssen, und um zusätzliche Funktionalitäten erweitern. Dazu gehört die Möglichkeit, sich besser an veränderte Kommunikationsanforderungen
wie etwa neue Kundenansprüche oder eine hohe Auslastung im Postversand anpassen zu können.
 
Die Relay Communications Hub umfasst mehrere Funktionspakete (siehe Kasten). Jedes einzelne wird über den Relay-Webserver
aufgerufen sowie verwaltet und bietet den Zugriff auf verschiedene Funktionen zur Dokumentenerweiterung, sobald diese Funktionen erforderlich werden. Änderungen an der vorhandenen Plattform oder am IT-Support sind nicht erforderlich. Insgesamt lassen sich damit Elemente eines Dokuments in Echtzeit optimieren und müssen nicht von Grund auf neu erstellt werden.

AUTOMATISCH DIGITALISIERT

Egal, ob sich ein Anwender für eines der verschiedenen Pakete entscheidet oder die gesamte Relay-Suite einsetzt: Die druckbasierte Korrespondenz wird automatisch digitalisiert. Dokumente lassen sich über verschiedene Kanäle jederzeit nach Bedarf elektronisch versenden – eine wichtige Voraussetzung für eine moderne Multichannel-Strategie. Die Archivierung wiederum erfolgt zeitgemäß in digitaler Form – das Ausdrucken hoher Papierberge gehört der Vergangenheit an. Die digitalen Standardservices enthalten PDF- und Metadaten-Extrakte für ein lokales oder webbasiertes Archiv, kurzfristige kurzfristige Archivierung in der Cloud oder einen sicheren Datei-Upload via SFTP, Hot Folder oder Druckertreiber. (dam)

INFO

Jedes einzelne Paket des Relay Communications Hub bietet einen Zugriff auf verschiedene Funktionen zur Dokumentenerweiterung.

Enhancement Pack: Diese Funktionalität ermöglicht es, die Zustellquote durch das Hinzufügen von
Farbe und bildern zu vorhandenen Dokumenten zu erhöhen. Durch eine Normierung der Adressenplatzierung lässt sich zudem der Verbrauch von Briefumschlägen verringern. Beides zusammen trägt dazu bei, Effizienz und Markenkonsistenz zu verbessern.
Mailing Pack: Das sortieren der Post nach Postleitzahl oder die Zusammenführung und Gruppierung von Dokumenten an die gleiche adresse hilft dabei, Porto und umschläge zu sparen und erhöht zugleich die Kundenzufriedenheit.
Integrity Pack: Dieses softwarepaket bietet den schutz privater Kundendaten mit höchster Präzision, da sich barcodes einfach hinzufügen und mRDFs (mail Run Data Files) für die dateibasierte Verarbeitung problemlos erstellen lassen. Das stellt die laufend korrekte Zusammenstellung der Post sicher.
Print Conversion Pack: Diese Funktionalität ermöglicht das Drucken bei voller Geschwindigkeit und ohne Unterbrechung beziehungsweise ohne die Notwendigkeit einer Hardwareaufrüstung. Es erlaubt zudem den nahtlosen Wechsel zwischen Ein- und Ausgabedruckformaten.
Performance Pack: Mithilfe dieses Pakets kann der Anwender Druckströme für die externe Postverarbeitung weiterleiten. Das bietet eine bessere Produktionsleistung und minimiert die Unterbrechungen bei der Verarbeitung vor Ort aufgrund unvorhergesehener Ausfallzeiten oder bei Kapazitätsengpässen.
E-Mail Pack: Vertrauliche Informationen zu übermitteln, ohne teure zertifizierte E-Mails nutzen zu müssen, bietet diese Funktion. Standardisierte Informationen lassen sich damit anhand der vorhandenen Adressdatenbanken, Office-Tools oder Briefbögen mit E-Mail-Adresse schnell und bequem per E-Mail versenden. Das spart Zeit und Produktionskosten.
 

INTERVIEW

André Dykier, Senior Product & Postal Manager Central Europe bei Pitney Bowes, erläutert, worin sich Relay Communications Hub von anderen angebotenen Lösungen unterscheidet und welchen Mehrwert die Software bietet.
 
FACTS: Im vergangenen Jahr wurde die neue Relay-Suite eingeführt – mit neuen Kuvertiersystemen als wichtigem Bestandteil. Das „Herzstück“ von Relay ist allerdings ein cloudbasierter sogenannter Software-Hub. Worin besteht der Ansatz der Software?
 
André Dykier: Egal, welche Dokumente ein Unternehmen heute erstellen muss: Stets gilt es, die geltenden Sicherheitsregeln zu befolgen und ein hohes Datenschutzniveau in Bezug auf vertrauliche Kundendaten sicherzustellen. Die Integrität zuverlässig umzusetzen, ist allerdings eine komplexe Aufgabe, bei der viele Prozesse zu berücksichtigen sind. Die meisten Softwarelösungen, die für solche Aufgabenstellungen eingesetzt werden, bedienen sich der Daten vor dem Druck und müssen somit in die vorhandenen Kundensysteme integriert werden. Das ist aufwendig, teuer und der Anwender muss sich langfristig an einen Dienstleister binden, damit sich dieser Aufwand auch rechnet – und deshalb für die meisten kein probates Mittel zur Lösung.
 
FACTS: Und wie sieht ein probates Mittel aus?
 
Dykier: Der Relay Communications Hub funktioniert im Zusammenspiel mit der Hard- und Software, die beim Anwender bereits im Einsatz sind, und belässt somit alle Kundenapplikationen, wie sie sind. Die Software verarbeitet den bestehenden Druckdatenstrom und passt diesen je nach Kundenwunsch flexibel an. Um die internen IT-Ressourcen des Anwenders nicht zusätzlich zu belasten, wird dabei der Service eines führenden Cloudanbieters genutzt. das ermöglicht ein hohes Sicherheitsniveau und eine exzellente Performance.

Bild2

„Bei Relay handelt es sich nicht bloß um ein Produkt sondern vielmehr um eine Philosophie, die in ihrer Gesamtheit greift."

André Dykier, Senior Product & Postal Manager Central Europe bei Pitney Bowes

 
FACTS: Welche Funktionalitäten bietet die Software im Einzelnen?
 
Dykier: Der Relay Communications Hub umfasst mehrere Funktionspakete für die klassische Postbearbeitung vor Ort, für den
digitalen Versand oder für die externe Postverarbeitung. Jedes Softwarepaket lässt sich flexibel bei Bedarf an die vorhandenen zentralen Plattformen anpassen. Anwender können damit neue Funktionalitäten nutzen, sobald sich das Unternehmen weiterentwickelt.

FACTS: Welchen Nutzen zieht der Anwender daraus?

Dykier: Einmal eingerichtet, sind Anpassungen jederzeit möglich und innerhalb weniger Tage umsetzbar. Diese tragen dazu bei, die laufenden Kosten zum Beispiel für Porto oder Umschläge zu senken, etwa durch das Sortieren und Gruppieren von Dokumenten an die gleiche Adresse. Durch das Hinzufügen von Barcodes und die Erstellung sogenannter MRDFs (mail Run Data Files) lassen sich die laufende korrekte Zustellung der Post und der Schutz sensibler Kundendaten sicherstellen. Um Bearbeitungsspitzen abzufangen, lassen sich externe Dienstleister mit dem Versand der Poststücke beauftragen – etwa bei  Kundenmailings mit einem sehr hohen
Volumen – und alle dazu benötigten Daten sicher und zuverlässig übermitteln. Insgesamt gesehen handelt es sich bei Relay nicht bloß um ein Produkt, sondern vielmehr um eine Philosophie, die in ihrer Gesamtheit greift und jedem Anwender einen Weg in eine moderne und zukunftssichere Postbearbeitung aufzeigt.
 
FACTS: Wo können sich Interessierte näher informieren?
 
Dykier: Interessenten können sich auf der Cebit in Halle 3 am stand F18 in Live-Demonstrationen vom Relay Communications Hub überzeugen und einen persönlichen Termin mit unseren Produktexperten vereinbaren. Alternativ kann ein solcher Termin in einer der Geschäftsstellen von Pitney Bowes Deutschland vereinbart werden. Auf Wunsch präsentiert unser Vertriebsteam das Produkt auch direkt vor Ort.
 
INFO:

Das Herstellervideo gibt einen Überblick über den Funktionumfang des Relay Communications Hub: