Aktuelle Ausgabe

TEST Samsung Smart UX Center 6/2017

Kategorie: Aktuelle Ausgabe

Workflow-Verbesserer

Schon längst ist das Zeitalter der guten alten Kopierer vorbei, da sie von digitalen Alleskönnern abgelöst wurden. Und auch moderne MFPs müssen besondere Mehrwerte schaffen, wie etwa Samsung mit dem Smart UX Center, über das der Anwender Zugriff auf viele Sonderfunktionen direkt am MFP erhält. FACTS hat sich diese Innovation einmal näher angeschaut.

Der Faktor Zeit spielt bei vielen Standard-Büroarbeiten eine immer größere Rolle. Damit den Mitarbeitern im Unternehmen mehr Zeit für die wichtigen Dinge bleibt, müssen sie ihre Tagesabläufe straff organisieren. Hierbei können Multifunktionssysteme, wie sie unter anderem von Samsung angeboten werden, ungemein helfen. Der Grund: Auf vielen MFPs des Samsung-Produktportfolios ist die Benutzeroberfläche Smart UX Center installiert, über die der Nutzer ohne nennenswerten Aufwand seinem MFP Zusatzfunk­tionen hinzufügen kann, indem er Apps und Widgets direkt auf das System herunterlädt. Das Printing App Center von Samsung stellt eine Reihe von kostenlosen oder kostengünstigen „Miniprogrammen“ und Lösungen zur Verfügung, mit denen sich Dokumentenworkflows optimieren lassen, indem häufig ausgeführte Prozesse einfach automatisiert werden. Zudem gibt es Apps für die Behebung von Störungen und zur Fernwartung sowie für die Unterstützung von mobilem Arbeiten.

EFFEKTIVE WORKFLOWS

FACTS hat sich insbesondere mit den Apps Dynamic Workflow, Copy Builder, Remote Fax und RemoteCall beschäftigt. Alle Apps sind im Großen und Ganzen kostenlos. Um aber etwa Dynamic Workflow effektiv nutzen zu können, rät FACTS dazu, kostenpflichtige Apps, wie beispielsweise „Smart Scan“, ebenfalls zu integrieren. Die Lizenzen sind nicht teuer und bringen – richtig angewandt – einen deutlichen Mehrwert. Um die „Workflowhelfer“ von Samsung testen zu können, hat die Redaktion auf den Samsung-MFPs MultiXpress M5360RX und MultiXpress X7600GX oben genannte Apps installiert. Gar kein Problem – auch nicht für Neueinsteiger, denn wer schon einmal Apps auf ein Smartphone oder Tablet geladen hat, weiß auch alles, was für die Integration von Apps auf ein Multifunktionssystem notwendig ist. Die eigentliche Installation beziehungsweise Integration der Miniprogramme wird dann nach dem Laden automatisch vom MFP selbst in kürzester Zeit vorgenommen. Alle von FACTS untersuchten Apps arbeiteten einwandfrei. Die Bedienung erweist sich nach einer kurzen Eingewöhnungszeit als kinderleicht. Trotzdem wäre eine deutsche Version der Anleitung und Funktionsbeschreibung der einzelnen Programme, die Samsung leider nicht zur Verfügung stellt, sehr hilfreich.

BENUTZERFREUNDLICH

Der Grund für die einfache Handhabung der Apps ist neben der intuitiven Benutzerführung auch das Handling über den Touchscreen des Samsung-MFPs, durch den das Arbeiten, wie diverse FACTS-Tests auch schon belegen, ebenfalls nahezu identisch mit der Bedienung eines Tablets ist. Durch „Ziehen“ und „Wischen“ sowie einigen wenigen Tastatureingaben lassen sich im Nu beispielsweise individuelle Workflows erstellen, die jederzeit wieder aufrufbar sind. Samsung veröffentlicht kontinuierlich neue Applikationen zum Download in seinem Printing App Center. So kann der Anwender seine Systeme regelmäßig um neue Lösungen erweitern und optimieren. FACTS wird auch in den kommenden Monaten das Smart UX Center weiter im Auge behalten und Ausschau auf neue, wertvolle Apps halten, die den Büroalltag ein klein wenig versüßen.

Klaus Leifeld

 

FAZIT DER REDAKTION
 

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DYNAMIC WORKFLOW

Mit Dynamic Workflow lässt sich der Dokumentenworkflow im Büro um einiges vereinfachen, da die Software es dem Anwender ermöglicht, den kompletten Digitalisierungsprozess der Dokumente – vom Erfassen über die Verarbeitung bis hin zur Ablage – individuell zu gestalten und über ein einziges Programm automatisiert durchzuführen. Als feststehende Arbeitsprozesse lassen sich Aufgaben wie etwas das Scannen, die optische Zeichenerkennung (OCR) und die Verteilung von Dokumenten definieren und für eine spätere Nutzung als Kurzwahltaste speichern. Die Bedienung erfolgt direkt über das Touchpanel des MFPs. Der Vorteil: Die Produktivität der Mitarbeiter lässt sich durch den Einsatz von Dynamic Workflow erheblich steigern, da die Prozesse automatisiert werden und bei Routinearbeiten Zeit gespart und auch das Nervenkostüm geschont wird.

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REMOTECALL (kostenpflichtig)

Über die App bekommt ein Techniker die Möglichkeit, in Echtzeit verschlüsselt über das Internet auf den Benutzerbildschirm des Smart UX Centers zuzugreifen und dem Anwender bei der Fehlerbebung am System zu helfen. Der Vorteil: Zeit- und Kostenersparnis, da sich unnötige Serviceeinsätze vermeiden lassen. 

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REMOTE FAX (kostenpflichtig)

Die App ermöglicht Samsung-Multifunktionssystemen die Remote-Nutzung von Fax-funktionen im Unternehmensnetzwerk. Dabei dient ein Samsung-Multifunktionssystem, das mit einem Faxmodul ausgestattet ist, als Server. Weitere Samsung-Geräte, auf denen die App installiert ist, können als Fax-Clients auf diesen Server zugreifen und die Faxfunktionen nutzen. Der Vorteil: Unternehmen sparen die Installationskosten und den Aufwand für Faxmodule und Faxleitungen. Die Gesamtkosten sinken. 

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COPY BUILDER

Der Copy Builder ermöglicht dem Anwender den Druck von Dokumenten mit variablen Optionen. Das könnten unter anderem das Ändern von Papierquellen oder des Farbmodus sein, sowie bestimmte Duplexeinstellungen oder das Einfügen von Leerblättern ohne Scannen. Der Vorteil: Die Produktivität am MFP wird gesteigert, da der Anwender mit Copy Builder Arbeitsschritte beim Kopieren zusammenfassen und automatisiert ausführen kann.