Aktuelle Ausgabe

OFFICE Diktierlösung 5-6/2020

Kategorie: Aktuelle Ausgabe

Guten Gewissens diktieren

Vor Gericht, beim Mandanten oder von zu Hause aus – die Rechtsanwälte der Kanzlei Becker Haumann Gursky setzen auf eine Automatisierung der digitalen Dokumentenerstellung mithilfe professioneller Diktierlösungen.

Die Kanzlei Becker Haumann Gursky mit Sitz in Dortmund weiß: Sehr gute Anwälte überzeugen nicht nur durch ihr Fachwissen sondern ebenso durch unternehmerisches Denken und eine menschliche Seite. Mit sieben spezialisierten Rechtsanwälten und in einer Bürogemeinschaft mit Rechtsanwalt 
Dr. Festa sowie einem Netzwerk aus Kooperationspartnern als auch mit wissenschaftlichen Mitarbeitern decken die Juristen alle Bereiche des Verkehrs-, IT-, Datenschutz-, Arbeits-, Versicherungs-, Miet-, Straf- und des allgemeinen Zivilrechts ab. „Für den Erfolg unserer Kunden tun wir alles – mit Kompetenz und Erfahrung, Leidenschaft und Engagement, Kreativität und guten Ideen“, berichtet Ulf Haumann, Rechtsanwalt in der Kanzlei Becker Haumann Gursky. Einen großen Teil trägt ein eingespielter Workflow dazu bei. „Für eine Dokumentenerstellung sind uns festgelegte Arbeitsabläufe sehr wichtig“, erklärt Haumann. „Eine Automatisierung der digitalen Dokumentenerstellung ist daher wünschenswert.“ Verträge, Berichte, Anträge, Richtlinien, Bestellungen sowie Korrespondenz gehören zu den typischen Dokumenten, die dafür infrage kommen. Seit vielen Jahren sind daher auch professionelle Diktierlösungen im Einsatz.

VERLÄSSLICHE LÖSUNG

Seit rund einem Jahrzehnt arbeitet die Kanzlei mit WMC Diktiersysteme zusammen, einem ausschließlich auf Diktiertechnik spezialisierten Fachhändler, der neben Ärzten vor allem Anwälte mit Diktiergeräten und Sprach-erkennungssoftware ausstattet, durch die sich Dokumentationen und Anwendungen im Arbeitsalltag schneller und produktiver erstellen und bearbeiten lassen. Die Anforderungen an Diktier- und Transkriptionslösungen der Juristen sind klar: Die Systeme müssen nicht nur einfach in der Handhabung sein, sie müssen auch auf Basis einer verlässlichen Software arbeiten und stabil laufen.

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Wir haben durch das Abomodell noch regelmäßigeren Kontakt zu unseren Kunden und eine längerfristige Kundenbindung. Nicht zuletzt ergibt sich dadurch eine vertrauensvollere Partnerschaft.“

DANIEL KUBE, Geschäftsführer der WMC Diktiersysteme

 

PRAKTISCHE UNTERSTÜTZUNG

Fast täglich nutzen die Juristen die 
Philips Voice-Recorder-App, eine einfach zu bedienende, kostenlose Diktier-App, um Gedanken, Notizen und Aufgaben verbal festzuhalten. Wird diese App mit der Cloud-Diktierlösung Philips SpeechLive verbunden, erschließen sich dem Anwender noch mehr Möglichkeiten. „Ergänzend zum Diktieren mit SpeechExec Pro, das Diktate in geschriebenen Text umwandelt, nutzen wir mobiles beziehungsweise loud-basiertes Diktieren mit SpeechLive“, sagt Haumann. „Wir können beispielsweise jederzeit Diktate aus unseren Terminen, ob bei Gericht oder beim Mandanten, in die Cloud laden, sodass unsere Mitarbeiterinnen diese noch vor unserem Eintreffen in der Kanzlei schreiben können“, erklärt der Rechtsanwalt.

SpeechLive ist eine App- und Browser-basierte Diktierlösung, die ohne eigene Softwareinstallation auskommt: Mit ihr wird jedes Smartphone zum professionellen Diktiergerät, dort, wo man es benötigt. Diktate können nicht nur als Sprachaufnahme versendet, sondern auch innerhalb kürzester Zeit verschriftlicht werden. „Mit SpeechLive konnten wir den Juristen gerade in der Coronakrise das Arbeiten im Homeoffice ermöglichen – und das innerhalb nur eines Tages“, berichtet Daniel Kube, Geschäftsführer der WMC Diktiersysteme. Kube ist ausgebildeter Büro-
systemtechniker und hat sich in seiner inzwischen fast 20-jährigen Berufslaufbahn vorwiegend der Diktiertechnik gewidmet.

Seit einigen Monaten bietet der Fachhändler das gesamte Sprache-zu-Text-Softwareportfolio von Philips Speech Processing Solutions zusätzlich auf Abobasis an – Becker Haumann Gursky hat sich direkt für dieses Modell entschieden. Die Vorteile liegen für die Kanzlei klar auf der Hand: „Durch die flexiblen, niedrigen monatlichen Kosten können wir die gesamte Bandbreite an Sprache-zu-Text-Services von Philips in Anspruch nehmen“, erläutert Haumann. In den Services eingeschlossen sind selbstverständlich monatliche Upgrades der genutzten Software, was den Juristen sehr wichtig ist. Zudem lassen sich die abonnierten Lizenzen auf mehreren Rechnern nutzen. Alles in allem sinken auf diese Weise sogar Kosten – bei gleichzeitig erhöhter Effizienz und Zeitersparnis.

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„Durch die flexiblen, niedrigen monatlichen Kosten beim Abomodell können wir die gesamte Bandbreite an Sprache-zu-Text-Services von Philips in Anspruch nehmen.“

ULF HAUMANN, Rechtsanwalt in der Kanzlei Becker Haumann Gursky

 

 MEHR ZUKUNFTSSICHERHEIT

Doch auch dem Anbieter und Philips-Partner WMC kommen die Vorteile des Abomodells zugute: „Wir haben dadurch noch regelmäßigeren Kontakt zu unseren Kunden und haben durch die Abonnements eine längerfristige Kundenbindung“, weiß Kube. „Nicht zuletzt ergibt sich dadurch eine vertrauensvollere Partnerschaft. Und da wir mit planbaren Umsätzen rechnen können, verschafft uns das Abomodell insgesamt mehr Zukunftssicherheit – ohne steigenden Margendruck.“

Die Kanzlei Becker Haumann Gursky ist rundum zufrieden – mit dem Service von WMC und mit den genutzten Diktierlösungen von Philips. Stets mit der Gewissheit, dass auch an die Sicherheit gedacht wurde – das ist schließlich ein Muss im Umgang mit Mandanten: Beim Diktieren über SpeechLive beispielsweise werden die Diktate beim Sprechen sowie beim Transfer in Echtzeit nach dem höchsten Verschlüsselungsstandard verschlüsselt.


Anna Köster

 

 

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