Aktuelle Ausgabe

FACTS-Titel Output-management 5/2016

Kategorie: Aktuelle Ausgabe

"Die Währung der Zukunft"

Betrachteten Unternehmen früher den Druck meist als ein notwendiges Übel, sehen sie heute zunehmend vielfältige Chancen darin. Es gilt, das Potenzial, das heutige Technologien sowie Druck- und Dokumentenmanagement bieten, zu erschließen, um die Geschäftsprozesse insgesamt zu verbessern. Doch nicht jeder Anbieter im Druckermarkt ist in der Lage, für zunehmend datengetriebene Umgebungen die adäquaten Strukturen zu schaffen.

Die Art und Weise, wie Nutzer Informationen suchen, Dokumente und Content erstellen, verteilen, bearbeiten und archivieren, verändert sich grundlegend“, haben die Verfasser der Studie „Print und Document Management in Deutschland 2016“ des Anbieters von Marktinformationen, Beratungsdienstleistungen und Veranstaltungen auf dem Gebiet der Informationstechnologie und der Telekommunikation International Data Corporation (IDC) herausgefunden. „Informationen und Daten sind im digitalen Zeitalter die Währung der Zukunft. Mittels Print- und Dokumentenmanagement kann die Digitalisierung vorangetrieben werden.“ Dabei lasse sich mit Printmanagement zunächst die passende Infrastruktur zum Drucken und Scannen betreiben. Anhand von Dokumentenmanagement erfolgen dann die Digitalisierung papierbasierter Prozesse und die Verbesserung von Teilbereichen, bevor Content in ganz unterschiedlichen Formaten und Datenquellen weitgehend verarbeitet wird. Dadurch könne man schließlich Geschäftsprozesse ganzheitlich optimieren.
Somit wird das von der IDC-Studie aus dem Jahr 2014 gewonnene Erkenntnis bestätigt, nämlich dass Print- und Dokumentenmanagement immer enger zusammenwachsen. „Offenbar erkennen die Unternehmen inzwischen, dass die aus einer umfassenden Analyse von Druckverhalten und Anforderungen gewonnene Transparenz eine ideale Ausgangsbasis darstellt, um papierbasierte Prozesse mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren und zu digitalisieren“, erläuterten schon vor zwei Jahren die Spezialisten.

NOCH VIEL ZU TUN

Dies sollen im Übrigen viele erkannt haben – von zehn im Rahmen der letzten Studie befragten Entscheidern sind es laut den Analysten von IDC bereits neun, die diese Zusammenhänge nachvollziehen. Die Optimierung dokumentenintensiver Workflows – noch vor zwei Jahren auf Position drei in der Prioritätsliste – wurde von ihnen inzwischen sogar zum wichtigsten Ziel erklärt. Es gibt jedoch unterschiedliche Stufen des Verständnisses: Während sich ein Drittel der Unternehmen darüber im Klaren ist, dass sich mit Print- und Dokumentenmanagement nicht nur operative Back- Office-Prozesse, sondern auch die Customer Experience von kundenzentrischen Abläufen verbessern lässt, hat bisher jeder fünfte Entscheider die Möglichkeit erkannt, anhand automatisierter und digitaler Dokumentenprozesse auch die Basis für innovative digitale Geschäftsmodelle schaffen zu können.
Doch wie gehen Unternehmen konkret mit dem Thema um? „Das Potenzial von Print- und Dokumentenmanagement wird also grundlegend verstanden, die erforderlichen Maßnahmen konnten aber ganz offensichtlich nicht entsprechend umgesetzt werden“, antworten die IDC-Experten. Nur rund ein Drittel der befragten Organisationen nutze bereits Printmanagement, weitere 35 Prozent befinden sich immerhin in der Planungsphase. Insbesondere im Mittelstand gäbe es für Lösungsanbieter noch viel zu tun.

KOPFZERBRECHEN

Somit sind deutsche Unternehmen trotz positiver Einstellung der Digitalisierung und der Automatisierung gegenüber laut der IDC-Experten nicht entscheidend vorangekommen. Vor allem das ineffiziente Dokumenten-Handling wirke sich negativ auf das Kerngeschäft aus: „Die Suche nach Informationen – dies umfasst unstrukturierte Daten in E-Mails oder aus dem Web sowie strukturierte Daten –, bereitet den Mitarbeitern das größte Kopfzerbrechen. Das gaben 42 Prozent der Befragten zu Protokoll. Zudem haben die Unternehmen mit der gesetzeskonformen Archivierung (36 Prozent) und dem Schutz der Dokumente (35 Prozent) zu kämpfen.“

PRODUKTIVITÄTSEINBUSSEN

Den Aussagen der Entscheider nach sind Einbußen sowohl im Bereich der  Produktivität (44 Prozent) als auch der Mitarbeiter- (40 Prozent) und der Kundenzufriedenheit (35 Prozent) die Folgen eines ineffizienten Dokumentenworkflows. Mit Blick auf ein künftig zunehmend datengetriebenes Umfeld ist es klar, dass der effektiven Handhabung von Dokumenten für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens eine erhöhte Bedeutung zukommen wird.
Für Hersteller und Anbieter im Druckermarkt heißt das, sich den Zeiten anzupassen. Dass manches sich doch nicht so schnell ändert, ist klar. Auch wenn von den meisten Herstellern etwa kommuniziert wird, die Hardware spiele keine Rolle, ist es doch immer noch so, dass an der Anzahl der verkauften Systeme – der MIF (Machines in Field) – der Erfolg gemessen wird. Nicht zu vergessen die Verbrauchsmaterialien, von deren Verkauf alle noch gut leben. Allerdings können diese „Maschinen“ heute viel mehr als früher. „Aufgrund ihrer Ausstattung mit fortschrittlichen Technologien fungieren Multifunktionssysteme mittlerweile als „Kommunikationszentralen“ in Unternehmen“, sagt Bert Jansen-Balthasar, Geschäftsführer der Printing for Business (PFB) GmbH. „Dank intelligenter Funktionen und ausgeklügelter Features erlauben sie es ihren Anwendern, sich an neue Arbeitsformen anzupassen.“
Gewiss: Ein Teil der Möglichkeiten, die Multifunktionssysteme heute bereitstellen, wird von vielen Anwendern kaum in Anspruch genommen. Doch eins darf man nicht vergessen: In den Unternehmen gibt es immer mehr junge Mitarbeiter – die sogenannte Generation Y –, die neue Technologien selbstverständlich nutzen und einfach erwarten, dass diese ihnen zur Verfügung stehen.

DIE LIEBEN PARTNER

Diese ausgeklügelten, multifunktionalen „Arbeitsplattformen“, zu denen die Drucker von einst mutiert sind, gilt es zu verwalten, in die Unternehmensprozesse zu integrieren, zu überwachen und instandzuhalten. So gibt es eine Bandbreite an „Services“, die der Anwender nun braucht, da er die leistungsfähigen, doch komplexen Systeme nicht in eigener Regie administrieren kann. Diese Services will er am besten aus einer Hand erhalten. So geht der Trend für MPS-Anbieter dahin, komplette Arbeitsabläufe zu übernehmen und für ihre Kunden zu überwachen. Dank des Einsatzes integrierter Workflow-Lösungen sind sie in der Lage, die Produktivität der betreuten Unternehmen zu erhöhen und somit einen Beitrag zur Wertschöpfung zu leisten.
Und so entwickeln sich Druckerhersteller und -anbieter definitiv zu Dienstleistern. Dies ist zweifellos der richtige Schritt, um das Überleben der Branche zu sichern. Für einige Hersteller bringt der Wandel allerdings Nachteile mit sich, denn nicht alle sind in der Lage, das vielschichtige IT-Geschäft zu beherrschen. Und auch diejenigen, die es vermögen, stehen vor einer hohen Hürde: die eigenen Vertriebspartner.
In der Tat haben viele Fachhändler für das Lösungsgeschäft nicht viel übrig. Die Materie ist komplex und verlangt dem Händler viel ab, denn vom Hardware-Lieferant, der er bislang mehr oder weniger war, wird er zunehmend zum Partner seiner Kunden. Diese erwarten von ihm, dass er sie umfassend berät und nicht nur für ihre Druck-, sondern für ihre gesamte Dokumentenumgebung und darüber hinaus für die Verbesserung und die Verwaltung kompletter Arbeitsprozesse eine gewisse Verantwortung trägt.
Doch so weit sind viele Händler noch nicht. So soll laut Marktbeobachtern der Druckerfachhandel in den vergangenen Jahren weniger Umsätze realisiert haben. Auch würden sich mit dem Thema MPS nur die wenigsten beschäftigen. Die Gründe für diese Defizite sind unterschiedlich und gehen von fehlendem Know-how über fehlende Manpower bis hin zu fehlender Unterstützung der Hersteller.
Irgendetwas fehlt also immer und manchmal alles gleichzeitig. Somit bleiben die Betreuung der Fachhändler und die Vermittlung von Kompetenzen die größten Herausforderungen, die es für Hersteller zu meistern gilt. Vielleicht bauen deshalb viele Hersteller derzeit ihren Direktvertrieb aus. So schießen Vertriebs-, Service- oder Supportzentren der Hersteller quer durch die Republik wie Pilze aus dem Boden, die dem Handel zwar unter die Arme greifen sollen, ihn aber vor allem an der kurzen Leine halten.
Nicht selten kommt es sogar vor, dass Händler mit dem Direktvertrieb der Hersteller um die Aufträge buhlen müssen – wenn die Hersteller über den Direktvertrieb nicht glatt das Geschäft an ihnen vorbei machen. Um aus diesem ungleichen Kampf als Sieger herausgehen zu können, sehen sich die Händler gezwungen, ihre Leistung zu einem günstigeren Preis als die Hersteller anzubieten und verzichten nicht selten auf einen Teil ihrer Margen.
Um ihre Partner dazu zu bewegen, zu noch „offizielleren“ Partnern zu werden, haben sich die Hersteller im Rahmen vertraglicher Vereinbarungen den Händlern gegenüber nicht nur zur Bereitstellung neuer Produkte verpflichtet, sondern auch zur Vermittlung von Kenntnissen, Fähigkeiten und Wissen. So sollen Zertifizierungen und Programme in allen Variationen und mit allen möglichen Prädikaten unaufgeklärte und unerfahrene Händler zu hochqualifizierten Dokumenten- und Workflow-Spezialisten werden lassen.
Wie dem auch sei, kämpfen immer noch viele Firmen mit zeit- und geldfressenden anachronistischen Druckumgebungen. Was den Mittelstand angeht, ist er von vielen Anbietern noch nicht einmal richtig angesprochen worden. Das brachliegende Optimierungspotenzial wollen Unternehmen laut IDC zwar anhand branchenspezifischer Komplettlösungen und Content Management in den kommenden 24 Monaten heben.
Ohne externe Hilfe werde dies jedoch kaum möglich sein. Deshalb sind Anbieter spätestens jetzt aufgefordert, sich als „kompetente Partner der Firmen und Organisationen“ aufzustellen. Diejenigen, die branchenspezifische Komplettlösungen bereitstellen und ihren Kunden helfen, bei der Digitalisierung und Automatisierung  einen ausschlaggebenden Schritt weiter zu kommen, haben hier zweifelsohne die besseren Karten.

Graziella Mimic

 

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Fotos: shutterstock