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Mystery-Shopping Büroeinrichtung

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Was mit einer fiktiven Ausschreibung zur Ausstattung eines Redaktionsbüros für 20 Personen begann, endete nicht nur mit einem überzeugenden Angebot der Beck Objekteinrichtungen GmbH & Co. KG aus Essen, sondern auch mit einer exemplarischen Ausstattung eines Doppelbüros – mit speziellen Anforderungen zweier Redakteure.

Wenn ein Unternehmen ein überzeugendes Angebot liefert, muss es – auch wenn die Ausschreibung eigentlich nur fiktiv war – zeigen, dass neben der Qualität der Produkte auch die Beratung, die Planung und letztendlich auch die Umsetzung stimmen.
Aber von vorne: FACTS schickte eine (fiktive) Ausschreibung für die Ausstattung eines Redaktionsbüros an mehrere Objekteinrichter in Nordrhein-Westfalen. Gefordert war die Ausstattung der gesamten Redaktionsetage mit Büros für insgesamt 20 Mitarbeiter. Neben Steh- und Sitzarbeitsplätzen mit ergonomischen Tischen und Bürodrehstühlen sowie einer anpassungsfähigen Beleuchtung war auch eine akustische Lösung gefordert, die vor allem in den Doppelbüros für entspanntes und konzentriertes Arbeiten sorgen sollte.
Die Beck Objekteinrichtungen GmbH & Co. KG aus Essen überzeugten die Test-Redakteure durch ein umfassendes Angebot – samt Beratungs- und Serviceleistung inklusive des Einsatzes des „Mein-Büro-Prinzips“ von WINI, das sich für eine individuelle Objekt- beziehungsweise Büroraumplanung eignet.
Die FACTS-Redakteure entschieden sich, testweise exemplarisch ein Doppelbüro von Beck ausstatten zu lassen, in dem dringender Optimierungsbedarf bestand: Viele Telefonate und Besprechungen eines der beiden Kollegen erschwerten es dem jeweils anderen, konzentriert zu arbeiten. Die Geräuschkulisse führte zu leichten Stresserscheinungen, die unbedingt vermieden werden wollten. Ein Sichtschutz zur Tür sowie zwischen den beiden Schreibtischen, der für mehr Privatsphäre sorgen sollte, fehlte komplett. Zudem gab es zu wenig Stauraum für die vielen Unterlagen sowie keine Möglichkeit, Taschen oder Rucksäcke sicher unterzubringen. Außerdem schlich sich – wahrscheinlich durch unzureichende Tageslichtzufuhr – häufiger ein Nachmittagstief ein. All diese Probleme galt es nun in einem Gesamtkonzept für das Doppelbüro zu lösen. Dabei sollten einerseits die angebotenen Produkte im Fokus stehen, andererseits genauso der komplette Service von Beck, sprich die Beratung, die Planung sowie die anschließende Umsetzung.
Der Beratung voraus ging außerdem eine Abfrage der täglichen Bürotätigkeiten, die gleichzeitig die Redakteure in die anschließende Planung mit einbeziehen sollte. Dazu führte Beck über das Unternehmen WINI einen Kurzcheck (mithilfe des sogenannten „Mein-Büro-Prinzips“) durch. Dieses ist eigentlich für komplette Unternehmensflächen gedacht, sollte hier aber trotzdem exemplarisch angewendet werden.

MEIN-BÜRO-PRINZIP

Das Prinzip: Aus insgesamt 34 Begriffen suchte jeder Redakteur seine zehn Haupttätigkeitsfelder heraus, woraus sich jeweils ein
Tätigkeitsprofil ergab. Dieses wurde ergänzt durch die Auswahl von drei Gestaltungsoptionen, die für den Büroraum infrage kamen. Bei dieser Kurzanalyse kamen noch einmal deutlich die unterschiedlichen Arbeitsweisen der beiden Redakteure und ihre Anforderungen an einen Arbeitsplatz heraus. Die Herausforderung für Beck bestand also darin, zwei Redakteure in einem Büro unter einen Hut zu bekommen, die teilweise unterschiedlicher nicht arbeiten könnten, und die Büromöbelausstattung hinsichtlich der Funktionen und der Optik auf die Wünsche abzustimmen.
Aufgrund der geringen Größe des Büroraums gab es zwei sinnvolle Lösungsmöglichkeiten, die Beck in einem persönlichen Gespräch präsentierte. Alle Vorteile der verwendeten Produkte – von Leuchten über Tische, Schränke und Akustiklösungen bis hin zu den Stühlen – erklärten die Mitarbeiter ausführlich und ließen die Redakteure alles selbst ausprobieren, sodass zum Schluss die passende Lösung gefunden war – die sich aber noch in der Praxis beweisen musste.

PERFEKT GELIEFERT

Zwei Monteure und Servicemitarbeiter von Beck lieferten nur wenige Wochen später das neue Büro an, bauten alles auf und kümmerten sich um die Anschlüsse für die Leuchte und die Computer. Alle Akustikpaneele wurden aufgehängt und das Kabelmanagement wurde vorgenommen, sodass am selben Nachmittag bereits im neuen Büro gearbeitet werden konnte.
Erster Eindruck: Das Büro wirkt heller, freundlicher und viel aufgeräumter als vorher. Diesen Eindruck haben nicht nur die Redakteure selbst, sondern auch die anderen Mitarbeiter sowie Besucher des FACTS-Verlags.
Ehrlicherweise gab es aber einige wenige Stimmen, die den Apothekerschrank aus dem Programm WINEA MAXX von WINI auf den ersten Blick als etwas zu groß empfanden, da die Redakteure quasi dahinter „versteckt“ waren. Aber genau aus diesem Grund wurde er in dieser Höhe ausgewählt: Eine gewisse Privatsphäre ist durch den Schrank jetzt in jedem Fall gegeben, sind sich die Redakteure einig. Es entsteht das Gefühl, dass jeder seinen eigenen Raum beziehungsweise sein eigenes kleines Büro hat.
Außerdem bietet der Apothekerschrank genug (abschließbaren) Stauraum: Das Innenleben konnten die Redakteure selbst konfigurieren und an die individuellen Anforderungen anpassen – mit Hängeregistern, abschließbaren Fächern oder ausreichend Platz für Ordner. Auf diese Weise ist nicht nur alles übersichtlicher und strukturierter, sondern es vereinfacht auch dem Reinigungspersonal am Abend das tägliche Saubermachen. Zusätzliche Aktenschränke an der Wand liefern weiteren Platz für Dokumente.
Nach Rücksprache mit Beck wird zusätzlich eine kleine Besprechungsecke vor dem Apothekerschrank eingerichtet, um diesen Bereich auch optisch etwas einladender zu gestalten. Die entsprechenden Vorschläge als 3D-Rendering liegen vor – jetzt müssen sich die Redakteure nur noch entscheiden …

SITZEN; STEHEN; BEWEGEN

Ebenfalls von WINI stammen die gelieferten Motortische aus der Serie WINEA PRO. Die FACTS-Mitarbeiter wünschten sich einen höhenverstellbaren Schreibtisch, um den Wechsel zwischen Sitzen, Stehen und Bewegen zu ermöglichen, was positive gesundheitliche Effekte bewirken kann. Das Hoch- und Herunterfahren ist durch die angebrachten Pfeiltasten selbsterklärend. Zudem lassen sich insgesamt drei Sitz-Steh-Positionen programmieren, sodass nicht jedes Mal neu justiert werden muss. Als sehr positiv bewerten beide die automatische Widerstandserkennung: Sobald der Tisch beim Herunterfahren auf einen Widerstand stößt, stoppt das Herunterfahren augenblicklich und der Tisch fährt sofort wieder einige Zentimeter hoch. So wird nichts beschädigt und niemand verletzt.
Obwohl die Funktion des Hoch- und Herunterfahrens in den ersten Tagen sehr häufig ausprobiert wurde, geriet sie dennoch hin und wieder ins Vergessen. Um das zu vermeiden, hat WINI direkt angeboten, eine spezielle Software auf dem Rechner zu installieren, die in bestimmten Abständen eine Erinnerung auf den Monitor sendet. FACTS möchte dieses Erinnerungsprogramm gerne nutzen und stellt es in einer der kommenden Ausgaben vor.

HINGUCKER VON INTERSTUHL

Die passenden Stühle wählten die Redakteure von Interstuhl aus. Das Modell AirPad 3C72 überzeugte zugegebenermaßen zunächst vor allem durch die besondere Optik mit durchsichtiger Netzrückenlehne. Der Sitztest im Showroom und die tägliche Nutzung während der Arbeit zeigten aber sehr schnell, dass hier nicht nur das Äußere stimmt, sondern dass der Stuhl auch sehr gute Sitzeigenschaften bietet. Das Besondere des Bürodrehstuhls: die transparente Membran des Netzrückens. Sie soll den AirPad leicht im Raum schweben lassen und damit modernste Architektur unterstützen. In der Tat, das Körperklima des Sitzenden ist ideal und es entsteht kein Hitzestau. Die Membran sorgt für exzellente Bewegungsfreiheit und stützt durch filigrane, flexible AirPads. Darüber hinaus ist der Stuhl mit der Body-Float-Synchronmechanik ausgestattet, die den Redakteuren beim Sitzen fast ein Gefühl des „Schwebens“ ermöglicht. FACTS wird in einer der nächsten Ausgaben ausführlicher über die Erfahrungen mit dem AirPad berichten.

BELEUCHTUNG VON WALDMANN

Wo ursprünglich eine im Gebäude bereits vorhandene Deckenbeleuchtung mit gelbstichigem Licht genutzt wurde, ist jetzt eine biodynamische Leuchte von Waldmann im Einsatz. Die Stehleuchte LAVIGO PULSE  VTL funktioniert durch ein autark arbeitendes Lichtmanagement-System, das Lichtstärke und Lichtfarbe dem Tagesverlauf anpasst. So hat das Licht am Morgen einen hohen bläulichen Lichtanteil, der aktivierend wirkt und zum Abend hin rötlicher wird. Der Lichtwechsel wird nicht bewusst wahrgenommen, unterbewusst scheint der Körper aber darauf zu reagieren, denn ein großes Mittagstief wurde von den Redakteuren nicht mehr (so stark) bemerkt. Der Schreibtisch beider Mitarbeiter ist durch eine einzige Leuchte komplett und ausreichend ausgeleuchtet. Sollte es doch einmal notwendig sein, beide Arbeitsplätze individuell zu beleuchten, hilft die Schreibtischleuchte PARA.MI, ebenfalls aus dem Hause Waldmann. Anmerkung der Redaktion: Die PARA.MI wurde in den vergangenen Wochen in einem Vergleichstest (Veröffentlichung in dieser FACTS-Ausgabe auf den Seiten 18 bis 22) untersucht und hat mit Bestnoten abgeschnitten. Derzeit überprüfen die Redakteure die besonderen Eigenschaften der Stehleuchte LAVIGO PULSE VTL. Das Ergebnis wird demnächst in FACTS zu lesen sein.
Wie anfangs erwähnt, war bei der Neugestaltung vor allem ein Aspekt besonders wichtig: eine verbesserte akustische Situation. Die Lösung besteht aus mehreren Komponenten: zwei großen Akustiklösungen, die als Bilder an den Wänden hinter dem Schreibtisch angebracht sind, und zwei Akustikpaneelen, die jeweils an den Schreibtischen montiert sind und gleichzeitig als Sichtschutz dienen. Aus subjektiver Sicht werden Geräusche deutlich abgedämpft und wirken deshalb nicht mehr so „aufdringlich“ und störend. Das ermöglicht ungestörteres Arbeiten.

FACTS BLEIBT AM BALL

Seit rund einem Monat ist das neue Büro nun im Einsatz – und hat sich im Gesamtkonzept als wahrer Volltreffer erwiesen, was die Umsetzung der Anforderungen angeht. Die Redakteure haben sich kompetent beraten gefühlt, und es wurde auf jeden Wunsch und jede Anforderung mit konkreten Lösungsvorschlägen eingegangen. Toll war, dass die Mitarbeiter durch das „Mein-Büro-Prinzip“ von WINI komplett in die Planung einbezogen wurden und nichts über ihre Köpfe hinweg entschieden wurde. Die einzelnen Produkte und Lösungen müssen sich jetzt allerdings noch einzeln in Langzeittests beweisen, die FACTS im Laufe des nächsten Jahres publiziert.

Anna Sieradzki / Klaus Leifeld

 
Foto: iStockphoto LP