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ORGANISATION Digitale Sprachverarbeitung

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Mehr Zeit, mehr Sicherheit

Schnelligkeit und Sicherheit waren die Gründe für den Umstieg. Mitte März 2015 hat die Rheuma-Kinderklinik Garmisch-Partenkirchen ihre Mikrokassetten eingemottet und ist vom analogen auf das digitale Diktat mit dem Philips Pocket Memo 8500 von Philips umgestiegen.

Bei der Auswahl haben wir auf eine gute Sprachqualität, die einfache Handhabung mit intuitiver Bedienung und Robustheit der Diktiergeräte geachtet“, nennt IT-Leiter Maximilian Sirenko die vorrangigen Auswahlkriterien.
Die Einrichtung in Garmisch-Partenkirchen ist die größte rheumatologische Fachklinik für Kinder und Jugendliche in Europa. Der Behandlungsansatz des 110-Betten-Hauses – 30 davon in der Schmerztherapie – mit integrativer Versorgung von stationärer Aufnahme und intensiver Physiotherapie ist außergewöhnlich. Pro Jahr nutzen etwa 2.500 stationäre Patienten das Angebot, hinzu kommen weitere 2.000 ambulante. Die durchschnittliche Liegezeit beträgt rund acht Tage.

BARCODE-SCAN SETZT KIS-ANBINDUNG VORAUS

Philips war bereits ein guter Bekannter in der Rheuma-Kinderklinik, seit längerer Zeit wurden die „SpeechExec Pro“-Einzelplatz-Versionen mit den mobilen Diktiergeräten Pocket Memo 9500 und 9600 genutzt. Die Installation eines Terminalservers RDS 2012 mit Umstellung auf das Philips-Diktiersystem SpeechExec Enterprise im Jahr 2014 hat das Haus zum Anlass genommen, die Abläufe der Diktaterstellung anzupassen, wie der IT-Leiter ausführt: „Wir haben einen Schreibpool etabliert, in dem die Schreibkräfte bestimmten Stationen zugeordnet sind.“
Der nächste Sprung hin zum digitalen Diktat war dann nur noch folgerichtig. Neben der Schnelligkeit und Sicherheit war ein weiteres Merkmal ausschlaggebend für die Wahl der Diktiergeräte: Sie mussten Barcodes scannen können. Warum ist das wichtig? Der Chefarzt und die fünf Oberärzte der Kinderklinik arbeiten je mit einem DPM 8500 – und diktieren zusammen bis zu 90 Dokumente die Woche.  „Um sich die Arbeit zu erleichtern“, erläutert der IT-Leiter, „scannen sie lediglich die Fallnummer, die als Barcode auf der Papierakte klebt, und das Diktat wird eindeutig dem richtigen Patienten zugeordnet.“ Man hat sich – auch unter Berücksichtigung des Datenschutzes – bewusst gegen den Einsatz von Patientenlisten auf den Diktiergeräten entschieden. Der Name und der Vorname des Patienten, sowie sein Geburtsdatum werden nach dem Download automatisch vervollständigt und den Schreibkräften in der Arbeitsliste angezeigt.
Diese Arbeitsweise setzt eine Anbindung an die Patienten führenden Systeme voraus, in diesem Fall clinixx im stationären und x.vianova im ambulanten Bereich. Die Schnittstellen hat der Philips-MDCe-Partner Bohnhoff Soft- und Hardware Systeme GmbH in Zusammenarbeit mit der Klinik erstellt. Die Administration der verschiedenen Diktiergeräte, sowie die automatische Installation neuer Firmware-Versionen werden nur noch zentral über den Remote-Device-Manager vorgenommen.
Wenn Oberarzt Dr. Boris Hügle seine Runde abgeschlossen und alle Diktate aufgenommen hat, stellt er sein DPM 8500 wieder zurück in die Dockingstation. In dem Moment werden alle Sprachdokumente automatisch an Philips SpeechExec Enterprise übergeben, die Zuordnung erfolgt durch den Workflow-Manager. Jetzt erscheinen sie in den Arbeitslisten der sieben Schreibkräfte und werden verschriftlicht. „Wir haben über die Software aber auch die Möglichkeit, zu schauen, ob unsere Diktate angekommen sind und in welchem Bearbeitungsstatus sie sich befinden“, sagt Dr. Hügle.

ALLENTHALBEN ZUFRIEDENHEIT

Der Umstieg von den Band- auf die digitalen Geräte bedeutete für ihn und seine Kollegen keine große Umstellung. „Wir sind recht IT-affin, weshalb die Einführung unproblematisch war“, so der Oberarzt. „Hinzu kommt, dass die Abläufe sich für uns nicht geändert haben – sie sind nur einfacher und schneller geworden.“
Ein wesentlicher Grund für das digitale Diktat war der Aspekt Sicherheit, speziell ein drohender Datenverlust, wie er zu Zeiten der Mikrokassette hin und wieder vorkam. „Das ist jetzt ausgeschlossen“, sagt Dr. Hügle. „Die Diktate sind direkt beim Schreibdienst und können schneller abgearbeitet werden.“ Auch von der Sprachqualität ist er überzeugt: „Das Rauschen ist deutlich geringer, die Verständlichkeit höher. Unsere Sekretärinnen schwärmen vom DPM 8500.“ (dam)

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„Mit der Einführung des digitalen Diktats haben sich unsere internen Abläufe nicht geändert – sie sind nur einfacher und schneller geworden.“

Dr. Boris Hügle, Oberarzt Rheuma-Kinderklinik Garmisch-Partenkirchen

 

 

INFO Diktiergeräte für die Medizin
fotos5Einfache und sichere Prozesse in der Medizin können mit der neuen Generation der Philips-Diktiergeräte, wie dem Pocket Memo oder dem SpeechMike Premium abgebildet werden. Patientenlisten oder Barcode-Scans können den Diktaten einfach zugeordnet werden und beschleunigen so die Dokumentenerstellung. Durchdachtes Zubehör wie der WLAN-Adapter, der die Diktate von der Station zentral an den Schreibpool übermittelt, ergänzen die etablierten Philips Lösungen. Das robuste und ergonomische Design empfiehlt sich für den täglichen professionellen genauso, wie die einfache Integrierbarkeit in bestehende Systeme.