Aktuelle Ausgabe

ARENA DMS-Scanner 2-3/2016

Kategorie: Aktuelle Ausgabe

Blitzschnell digitalisiert!

Eine effiziente Digitalisierung von analogen Dokumenten erfordert Dokumentenscanner, die in Geschwindigkeit und Qualität überzeugen. FACTS hat drei moderne Dokumentenscanner in die Arena geschickt und auf Herz und Nieren geprüft.

Die digitale Archivierung spielt heutzutage in allen Unternehmen, die ein größeres Papieraufkommen haben, eine immer größer werdende Rolle. Sie ist kostengünstiger als die herkömmliche Archiverung, vor allem im Hinblick auf den Platz- und Organisationsbedarf. Liegen die Dokumente erst einmal in digitaler Form vor, ist es zudem ein Leichtes, sie Arbeitsgruppen oder dem ganzen Unternehmen zugänglich zu machen. Da viele Dokumente sowieso nur noch elektronisch erstellt werden, wird so ein Medienbruch vermieden, indem man sich von vornherein auf die digitalen Speichervarianten festlegt.
Damit man die analoge Papierflut zur digitalen Ordnung verwandeln kann, braucht es spezielle Dokumentenscanner. Diese sind die Schnittstelle zwischen der digitalen und analogen Welt. Moderne MFPs kommen zwar auch mit einer Scanfunktion daher, jedoch sollte bei einem hohen Papieraufkommen auf professionelle Geräte zurückgegriffen werden. Die Geschwindigkeiten von modernen Dokumentenscannern sind oft sehr hoch, sodass auch große Mengen von Vorlagen schnell bearbeitet werden können. Da eingehende Dokumente wie Lieferscheine und Rechnungen auch oft kein einheitliches Format und keine einheitliche Papierbeschaffenheit haben, ist der Anspruch an einen Scanner, dass er mit den unterschiedlichsten Vorlagen zurechtkommt. Ein weiteres Kriterium, das bei der Beschaffung eines solchen Scanners beachtet werden sollte, ist die Bedienbarkeit, damit beispielsweise Mitarbeiter der Poststelle ohne Umstände den Inhalt der Briefe digitalisieren können.

DREI KANDIDATEN

FACTS hat drei Dokumentenscanner genauestens geprüft. Die platzsparenden Scanner Canon DR-M160II, Epson DS-860 und Kodak i2620 bieten umfangreiche Funktionalitäten, hohe Qualität und einen hohen Durchsatz. Alle drei Geräte werden über eine USB- 2.0-Schnittstelle an den PC angeschlossen. Zum Lieferumfang gehören Treiber und Softwarebundles, die das Digitalisieren von analogen Medien unterstützen sollen. Viele Eigenschaften teilen die drei Testkandidaten, doch welcher bietet am meisten für seinen Preis?
Trotz der kompakten Beschaffenheit bieten alle drei Testgeräte eine hohe Scangeschwindigkeit, die FACTS im Praxistest überprüft hat. Die Scanner Canon DR-M160II und Kodak i2620 sollen laut Hersteller eine Geschwindigkeit von 60 (Farb- und S/W-)Seiten pro Minute beziehungsweise 120 Bildern pro Minute im Duplexmodus bieten, während der Epson DS-860 mit 65 Seiten und 130 Bildern pro Minute noch einmal einen oben drauflegt. Verwunderlich ist nur, dass bei Epson das empfohlene Tagesvolumen vom Hersteller um 1.000 Seiten niedriger liegt als bei den beiden Konkurrenten. Diese sind für 7.000 Seiten geeignet, der DS-860 nur für 6.000 Seiten.
Damit auch viele Dokumente in einem Durchgang digitalisiert werden können, sollte auch die Größe des Vorlageneinzugs beachtet werden: Hier macht der Kodak i2620 das Rennen mit einem Einzug für 100 Vorlagen. Danach folgen der Epson DS-860 mit Platz für 80 Vorlagen und der Canon DR-M160II mit etwas spärlichen 60 Vorlagen.
Was alle Scanner gemein haben, ist ein ausgesprochen guter Umgang mit Dokumenten verschiedenen Formats und verschiedener Papiertypen. Visitenkarten, Kreditkarten, Rechnungen, Lieferscheine und viele verschiedene Testdokumente wurden von allen Geräten ohne Probleme in guter bis sehr guter Qualität digitalisiert. Was der Redaktion besonders gut gefallen hat, ist die Überlängenfunktion des Kodak i2620, die selbst mit übergroßen Dokumenten mit einer Länge von über vier Metern zurechtkommt. Bei der Konkurrenz ist schon ab knapp drei Metern Schluss. Bei den Zuverlässigkeitstests waren alle Geräte gleichauf. Schief eingelegtes Papier wurde stets begradigt und alle Papiertypen, die von den Herstellern angegeben werden, wurden problemlos gescannt. Auch bei dem Scan von Sonderformaten gab es nichts zu beanstanden. Kodak und Canon bieten zusätzlich einen optionalen Flachbettscanner an, der die Lösung für nicht unterstützte Papierformate ist.
Die vom Hersteller angegebene Scangeschwindigkeit wurde mit der Standardauflösung von 200 dpi von fast allen Geräten eingehalten, nur der Canon-Scanner lag eine Sekunde unter den Herstellerangaben. Deutlichere Unterschiede gab es jedoch, wenn mit einer höheren Auflösung gescannt wurde. Beispielsweise: Bei einer Auflösung von 600 dpi lag der Canon DR-M160II mit 140 Sekunden für 30 Seiten (effektive Geschwindigkeit: 12,9 Seiten/Minute) vorne. Danach folgten der Kodak i2620 mit 162 Sekunden (effektive Geschwindigkeit: 11,1 Seiten/Minute) und der Epson DS-860 mit 178 Seiten (effektive Geschwindigkeit: 10,1 Seiten/Minute). Bemerkenswert sind auch die Leistungen der drei Scantalente im Duplexmodus: Alle Geräte erreichten Geschwindigkeiten von über 100 Seiten pro Minute, und die Kodak- und Epson-Geräte lagen sogar über der Angabe des Herstellers. Nur das Canon-Gerät lag acht Seiten unter der vom Hersteller versprochenen Geschwindigkeit. Die exakten Ergebnisse lassen sich in der Tabelle auf Seite 18  ablesen.

DIE QUALITÄT STIMMT

Im FACTS-Test wurde auch die Qualität der von den Testgeräten erstellten Scans überprüft. Dabei wurden verschiedene Testvorlagen mit feinen Diagrammen, Fotos oder Grau- und Farbstufenverläufen eingescannt und miteinander verglichen. Alle drei Vergleichsgeräte machten eine gute Figur und scannten diese in hervorragender Qualität ein.
Im Tagesgeschäft ist es wichtig, dass auch technische Laien das Gerät bedienen können. Denn das Digitalisieren von Medien soll nicht von geschulten Fachleuten erledigt werden, sondern von Poststellenangestellten, Sekretären, Sprechstundenhilfen oder dem Praktikanten. Eine einfache und intuitive Bedienung ist daher wünschenswert und hilft dabei, dass die digitale Lösung im Unternehmen akzeptiert wird. Hier ist der Kodak-Scanner i2620 weit vorne: Auf einem grafischen LCD-Display werden Voreinstellungen angezeigt, die sich bei Bedarf individualisieren lassen. Damit gelingt der Scan fast ohne jede Interaktion mit dem Computer. Die Scanner von Epson und Canon verfügen zwar auch über eine kleine 7-Segment-Anzeige, mit der sich voreingestellte Aufträge abrufen lassen, jedoch ist diese bei Weitem nicht so intuitiv und benutzerfreundlich wie das Display von Kodak.
Alle drei Dokumentenscanner unterstützen bei der Digitalisierung verschiedene Bildformate. Der Anwender kann je nach Modell zwischen TIFF-, JPEG- und PDF-Dateien wählen. Darüber hinaus kann der Nutzer die PDF-Dateien verschlüsseln und als durchsuchbares Dokument speichern. Die Scanner beinhalten eine Reihe von Bildbearbeitungsfunktionen, mit denen sich die Qualität der digitalisierten Bilder automatisch optimieren lässt. Die Maschinen erkennen zudem automatisch, ob ein Dokument farbig oder schwarzweiß gescannt werden soll. Auf diese Weise braucht der Anwender deutlich weniger manuelle Einstellungen vorzunehmen, und auch der verfügbare Speicherplatz wird optimal genutzt. Selbst schräg eingezogene Vorlagen werden erkannt und automatisch wieder gerade gerichtet.
Wie man in der Tabelle auf Seite 20/21 ablesen kann, gibt es eine Reihe von unterschiedlichen Scan-Qualitätsmodi, die dem Anwender zur Verfügung stehen. Die Qualität beziehungsweise die Auflösung des Scanners wird üblicherweise in dpi (dots per inch, zu Deutsch: Bildpunkte pro Zoll) angegeben.
Für textlastige Dokumente wie die Abteilungspost genügen geringe Auflösungen ab 150 dpi. Der Vorteil an geringen Auflösungen ist, dass die Dokumente in Sekundenschnelle digitalisiert sind. Auch wenn es jedoch sehr kleine Textpassagen innerhalb des zu scannenden Dokuments gibt, können diese unter Umständen schlecht lesbar sein. Für solche Dokumente bietet sich eine Auflösung von 300 dpi an, die einen guten Kompromiss aus Qualität und Geschwindigkeit bietet. Wenn die Scans mithilfe einer Texterkennung (OCR: optical character recognition) erfasst werden sollen, ist man mit dieser Auflösung auf der sicheren Seite. Eine Software zur Texterkennung ist im Übrigen bei jedem Scanner im Lieferumfang mit enthalten.
Wenn Grafiken oder Dokumente mit einem hohen Detailgrad gescannt werden sollen, ist eine Auflösung von 600 dpi die erste Wahl. Jedoch sollte diese Einstellung mit Bedacht gewählt werden, da sie einen sehr hohen Speicherbedarf hat und sich der Scanvorgang erheblich verlängert.

 

foto5FAZIT

Alle drei Scanner sind optimal für die Digitalisierung von verschiedenen Dokumenten geeignet. Bei der Bedienung und dem Lieferumfang gibt es jedoch trotzdem kleinere Unterschiede. In der Endauswertung machte der Scanner Kodak i2620 das Rennen. Durch die benutzerfreundlichen Auftragsbuttons am Gerät und das praktische LCD-Display wurde dieser Scanner schnell zum Favoriten unter seinen Mitbewerbern. Ein weiterer Pluspunkt, der überzeugte, war die europaweite 3-Jahre-Austauschgarantie bis zum nächsten Arbeitstag – das konnte die Konkurrenz leider nicht bieten. Dicht darauf folgten der Canon DR-M160II und der Epson DS-860.

Christoph Schwantes

 

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Fotos: shutterstock